Spendenquittungen aktivieren, konfigurieren und erstellen

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Videoanleitung
• Aktivieren
• Spendenquittungs-Template anlegen
• Transaktionen suchen
• Spendenquittungen erstellen
• Übersicht & Spendenquittungen löschen

Erzeugen Sie Spendenquittungen per Knopfdruck und verschicken diese per E-Mail oder Post. Erfahren Sie hier, wie Sie die notwendige Erweiterung aktivieren und die Spendenquittungen erstellen können.

Gut zu wissen

• Aktivieren Sie die Spendenquittungen-Funktion, um Spendenquittungen in Ihrer FundraisingBox erstellen zu können.
• Mit einem Dokumenten-Template können Sie die Vorlage Ihrer Spendenquittungen nach Ihren Vorgaben individualisieren.
• Über eine Smart-Suche können Spender, die eine Spendenquittung erhalten sollten, leicht aufgerufen werden. Sammelspendenquittungen werden automatisch erstellt, wenn mehrere Transaktionen der gleichen Person im gleichen Jahr ausgewählt wurden. Wenn eine Person Transaktionen in mehreren Jahren getätigt hat, wird pro Jahr eine separate Spendenquittung erstellt. Je nach Anzahl pro Jahr kann dies dann eine Einzel- oder eine Sammelquittung sein.
• Die Daten des Spenders (Name und Hauptadresse) werden bei der Spendenquittung gespeichert und bleiben natürlich unverändert, selbst wenn sich z.B. die Hauptadresse später ändern sollte.

Videoanleitung

Aktivieren

1. Klicken Sie auf Store  und wählen Relationship Management aus.
2. Bei Spendenquittungen klicken Sie auf den Button Jetzt aktivieren .
3. Aktivieren Sie dann die Checkbox bei Spendenquittung aktivieren, um zusätzliche Optionen für die Erweiterung einzublenden.
4. Optional: Wenn Sie statt dem "Getätigt am"-Datum, das "Eingegangen am"-Datum für Ihre Spendenquittungen nutzen möchten, können Sie die Option "Eingangsdatum verwenden" anhaken.
5. Fortlaufende Nummer: Für jede erstellte Spendenquittung wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Der hinterlegte Wert wird für die nächste Spendenquittung verwendet und fortlaufend erhöht. Die Nummer ist unter Dokumente > Spendenquittungen im Backend sichtbar und kann optional als Variable in Ihrem Spendenquittung-Template verwendet werden.
6. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Spendenquittungs-Template anlegen

1. Spendenquittungen werden in der FundraisingBox über ein Dokumenten-Template erzeugt. D. h. zunächst ist es notwendig, ein Briefpapier anzulegen, welches für die Spendenquittungs-Dokumenten verwendet werden sollte.
2. Falls Sie eine Signatur in Ihrer Spendenquittung einfügen möchten, laden Sie bei dem Briefpapier die gewünschte Signatur hoch.
3. Nachdem Sie das Briefpapier speichern, können Sie diese mit der Vorschau-Funktion kurz überprüfen.
4. Danach können Sie mit dem Dokumenten-Template beginnen. Wichtig ist hier, Spendenquittung als Variable-Art auszuwählen. Somit können Sie direkt passende Variablen im Template einfügen, die bei Erstellung von Spendenquittungen automatisch ersetzt werden.
5. Klicken Sie anschließend auf speichern , um Ihr Spendenquittungs-Template später einsetzen zu können.

Transaktionen suchen

1. Klicken Sie auf Transaktionen .
2. Klicken Sie auf den Reiter Smart-Tags und wählen Ihren angelegten Smart-Tag aus. Alternativ erstellen Sie oben über den Button Smart-Suche  eine passende Smart-Suche.
3. Hier stellen wir Ihnen zwei mögliche Beispiele für die Gestaltung der Smart-Suche nach den zu quittierenden Transaktionen vor:
   1. Diese Beispiel-Smart-Suche zeigt Ihnen alle eingegangenen Transaktionen im fraglichen Kalenderjahr, wenn die/der Spender*in im gleichen Kalenderjahr mindestens eine Transaktion getätigt hat, bei der die/der Spender*in eine vollständige Adresse angegeben hat und als Spendenquittungswunsch "nicht nein" gewählt wurde (ergo "ja" oder "am Jahresende" oder "niemals").
      
   2. Diese Beispiel-Smart-Suche zeigt Ihnen alle eingegangenen Transaktionen im fraglichen Kalenderjahr, bei denen jeweils die/der Spender*in konkret pro Transaktion angegeben hat, dass für diese Transaktion eine Spendenquittung gewünscht wird. Wenn z.B. im fraglichen Kalenderjahr drei Transaktionen getätigt wurden, und bei einer davon keine Spendenquittung gewünscht wurde, dann wird Ihnen mit dieser Suche diese eine Transaktion auch nicht zur Quittungserstellung angezeigt.
      

Spendenquittungen erstellen

1. Wählen Sie bei der Suche alle gefundenen Transaktionen aus, indem Sie bei Auswahl alle Treffer einen Haken setzen.
2. Klicken Sie rechts auf den Button Aktion wählen  und wählen Spendenquittung erstellen aus.
3. Im Auswahlfenster wählen Sie Ihr zuvor angelegtes Template für die Spendenquittungen aus.
4. Klicken Sie auf den Button jetzt erstellen.
5. Bei einer größeren Anzahl an Transaktionen, werden die Spendenquittungen im Hintergrund erstellt und Sie erhalten eine E-Mail als Benachrichtigung.
6. Nachdem die Bescheinigungen erfolgreich erstellt wurden, erhalten Sie eine detaillierte Information, wie viele Einzel- und Sammel-Spendenbescheinigungen erzeugt wurden. Über fehlerhafte Quittungen werden Sie ebenfalls informiert.

Übersicht & Spendenquittungen löschen

1. Die erstellten Spendenquittungen sehen Sie unter Dokumente .
2. Hier finden Sie detaillierte Informationen  zu jeder einzelnen Spendenquittungen.
3. Außerdem können fehlerhafte Quittungen über den Pfeil   gelöscht werden.

Erfahren Sie in den nächsten Artikeln, wie Sie die erstellten Spendenquittungen per Post oder E-Mail versenden.