Umgang mit fehlerhaften Spendenquittungen

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Spende noch nicht eingegangen
• Adresse fehlerhaft oder nicht vorhanden
• Spendenquittung(en) bereits erstellt
• Niemals Spendenquittung

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie bei den erstellten Spendenquittungen Fehler erhalten können. Beachten Sie bitte mögliche Fehlermeldungen und was zu tun ist.

Gut zu wissen

Tipp: Mit der passenden Smart-Suche können Sie vor Erstellung und Versand von Spendenquittungen lästige Fehler vermeiden.

Hinweis: Im Zuge der Korrektur oder Bearbeitung von Spendenquittungen in Ihrer FundraisingBox können diese annulliert und anschließend neu erstellt werden!

Spende noch nicht eingegangen

Erklärung: Da die Transaktionen noch kein Eingangsdatum haben, wird Ihnen dieser Fehler angezeigt.
Beispiel:
 

In den Einstellungen der Spendenquittung haben Sie festgelegt, dass das Eingangsdatum einer Transaktion für die Spendenquittungen verwendet werden soll und nicht das "Getätigt-am”-Datum.

Die Einstellung hierzu finden Sie im Store   unter CRM > Spendenquittungen.

Lösung: Aus Sicherheitsgründen ist die Bearbeitung von Transaktionen, für die bereits Spendenquittungen erstellt wurden, eingeschränkt.

1. Annullieren Sie daher die fehlerhaften Spendenquittungen.
2. Setzen bei den betroffenen Transaktionen das korrekte Eingangsdatum.
3. Erstellen Sie anschließend die Spendenquittungen erneut.

Adresse fehlerhaft oder nicht vorhanden

Erklärung: Spendenquittungen können nur mit vollständiger Adresse erstellt werden.

Lösung:

1. Annullieren Sie die fehlerhaften Spendenquittungen.
2. Prüfen Sie beim Kontakt die eingetragene Adresse auf Vollständigkeit bzw. tragendiese ein.
   • Wichtig: Es reicht nicht aus, die Adresse nur in das Feld „Adresse“ einzutragen.

     Für die Erstellung der Spendenquittung benötigt das System die Postleitzahl zwingend, da diese als Passwortschutz für die Empfänger*innen der Spendenquittung verwendet wird.

     Im Feld „Adresse“ tragen Sie bitte Straße und Hausnummer sowie ggf. zusätzliche Adressinformationen ein.

     Postleitzahl und Stadt sollten jedoch immer in die jeweils dafür vorgesehenen separaten Felder eingetragen werden.
     

3. Anschließend erstellen Sie die Spendenquittungen für diese Transaktionen erneut.

Spendenquittung(en) bereits erstellt

Erklärung: Wenn eine Spendenquittung bereits für eine Transaktion erstellt wurde, darf die Transaktion nicht erneut in einer separaten Spendenquittung erscheinen.

Lösung:

1. Wenn Sie diese Fehlermeldung bei Erstellung von mehreren Spendenquittungen, z. B. über eine Smart-Suche, erhalten haben, könnte es sein, dass hier nichts zu unternehmen ist.
2. Bei Bedarf können Sie zukünftig in Smart-Suchen Transaktionen ausschließen, die bereits eine "Spendenquittung erstellt" bekommen haben.
3. In dem Fall, dass eine Spendenquittung versehentlich erstellt wurde, müsste die entsprechende Spendenquittung annulliert werden, bevor Sie für die passenden Transaktionen erneut eine Spendenquittung erstellen können.

Niemals Spendenquittung

Erklärung: Bei einer Transaktion wurde als Spendenquittungswunsch "niemals" ausgewählt, daher kann keine Spendenquittung ausgestellt werden.

Lösung:

1. Soll dennoch eine Spendenquittung erstellt werden, annullieren Sie die fehlerhaften Spendenquittungen.
2. Ändern Sie bei der Transaktion den Spendenquittungswunsch ab.
3. Anschließend erstellen Sie die Spendenquittungen für diese Spenden erneut.