Dokumenten-Templates verwalten und Briefe schreiben

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Template anlegen
• Vorschau
• Template bearbeiten
• Bilder in Templates einfügen
• Template kopieren
• Template löschen
• Briefe schreiben

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumenten-Templates verwalten und anschließend Briefe erstellen können. 

Gut zu wissen

• Nachdem Sie ein Briefpapier in Ihrer FundraisingBox erstellt haben, können Sie verschiedene Dokumenten-Vorlagen anlegen.
• Dadurch können Sie z. B. Templates für Spendenquittungen oder Dankesschreiben zeitsparend erstellen und mithilfe von Parametern individuelle Anpassungen hinfällig machen.
• Bestehende Templates können jederzeit bearbeitet, für neue Templates kopiert oder bei Bedarf gelöscht werden.
• Nachdem ein Template angelegt wurde, kann eine Vorschau schnell erstellt werden. Anschließend können Briefe für die gewünschte Kontakte, Transaktionen, etc. erstellt werden.

Template anlegen

1. Falls noch nicht geschehen, legen Sie zunächst ein Briefpapier an.
2. Klicken Sie auf  Konfiguration .
3. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
4. Klicken Sie oben auf Template hinzufügen .
5. Tragen Sie einen internen Namen für das Template ein.
6. Bei Kategorie können Sie eine Kategorie für das Template eintragen. Bereits existierende Kategorien können via Autovervollständigung ausgewählt werden. 
7. Bei Template-Variablen wählen Sie die gewünschte Variablen-Art aus. Diese ist für die verfügbaren Variablen sowie die spätere Brief-Erstellung relevant.
8. Bei Briefpapier können Sie das entsprechende Briefpapier auswählen sowie unter Sprache die Sprache der Anrede für die Adresse auswählen.
9. Im Textfeld können Sie nun Ihren gewünschten Text inkl. individuelle Variablen eingeben, sowie bei Bedarf gewünschte Formatierungen vornehmen. 
10. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Vorschau

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  oben rechts bei dem zu prüfenden Template.
4. Wählen Sie Vorschau aus und beachten Sie die Hinweise im Browser, um die Datei entweder zu öffnen oder herunterzuladen.

Template bearbeiten

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  oben rechts bei dem entsprechenden Template.
4. Wählen Sie bearbeiten aus.
5. Nehmen Sie alle gewünschte Änderungen vor. Schauen Sie auch gern unter Template Variablen Übersicht und Verwendung von If/Else-Anweisungen.
6. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Bilder in Templates einfügen

Sie können Bilder auf Ihrem eigenen Server, in die Cloud oder innerhalb Ihrer FundraisingBox hochladen.

1. Erstellen Sie eine Direktlink-Datei.

2. Kopieren Sie den Direktlink.

3. Klicken Sie auf Konfiguration  und wählen Sie Dokumente und Templates aus.

4. Wählen Sie ein bestehendes Template aus oder legen Sie ein neues Template an.

5. Klicken Sie in der sich unterhalb des Textfeldes befindlichen Formatierungsleiste auf Bild einfügen/ bearbeiten.

6. Fügen Sie den Direktlink in Link zum Bild ein.

7. Sie können zusätzlich noch eine Bildbeschreibung hinterlegen und die Abmessungen sowie das Seitenverhältnis verändern.

8. Klicken Sie auf OK.

9. Das hinzugefügte Bild wird nun im Textfeld des Templates angezeigt.

10. Klicken Sie auf speichern .

11. Unter Vorschau können Sie sich das Ergebnis anzeigen lassen.

Template kopieren

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  oben rechts bei dem entsprechenden Template.
4. Wählen Sie kopieren aus.
5. Das Template wird inkl. alle hinterlegten Einstellungen automatisch kopiert. Der ursprüngliche Name wird mit (Kopie) ergänzt. Dieses Template kann nun bearbeitet werden, um gewünschte Änderungen vorzunehmen.

Template löschen

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  oben rechts bei dem entsprechenden Template.
4. Wählen Sie löschen aus.
5. Beachten Sie den Hinweis und bestätigen Sie den Vorgang bzw. brechen diesen ab.

Briefe schreiben

Sie können für alle Objekte (Kontakte, Transaktionen, Daueraufträge, Spendenquittungen, etc.) in Ihrer FundraisingBox schnell und einfach Briefe erstellen.

Für Briefe an Mitarbeitende beachten Sie bitte den Zusatz-Artikel: Briefe an Mitarbeitende von Unternehmen schreiben

1. Suchen Sie die gewünschten Einträge in Ihrer FundraisingBox. Wenn Sie z. B. ein Template mit Transaktionen-Variablen erstellen möchten, müssen Transaktionen aufgerufen werden. 
2. Wählen Sie aus der jeweiligen Liste (Transaktionen, Daueraufträge, Spendenquittungen, etc.) die Einträge aus.
3. Klicken Sie rechts auf Aktion wählen .
4. Wählen Sie Brief erstellen aus.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü das gewünschte Template aus.
6. Klicken Sie auf Jetzt erstellen.
7. Die Generierung der Briefe kann etwas dauern und findet daher im Hintergrund statt. Nach Abschluss erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail inkl. evtl. fehlgeschlagene Versuche. 
8. Die Datei, welche Sie per E-Mail erhalten, können Sie dann direkt herunterladen, um z. B. die Briefe auszudrucken und für den Post-Versand vorzubereiten.