Spendenquittungen per E-Mail verschicken

Geändert am: Di, 5 Okt, 2021 at 10:55 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

Neben dem Postversand können Sie Spendenquittungen komfortabel per E-Mail direkt aus Ihrer FundraisingBox versenden. Dies spart Kosten und Unterstützer erhalten zeitnah eine Zuwendungsbescheinigungen. In diesem Artikel erfahren Sie alles wichtige, um Spendenquittung per E-Mail zu versenden.

Für diese Funktion benötigen Sie das FundraisingBox-CRM und eine aktivierte E-Mail-Erweiterung. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.

Gut zu wissen

  • Informationen zum E-Mail-Versand finden Sie hier.
  • Kontakte benötigen eine E-Mail-Adresse, um die Spendenquittung zu übermitteln. Suchen Sie vorab nach Kontakten ohne E-Mail-Adresse, um Rückläufer zu vermeiden.
  • Bei den Spendenquittungen wird automatisch der Versand-Status per E-Mail und das Versand-Datum ergänzt.
  • Sobald der öffentliche Spendenquittungs-Link geklickt wird, ist die Eingabe der Postleitzahl erforderlich, auf welche das Dokument ausgestellt wurde. Dies erhöht die Sicherheit für den elektronischen Versand.

Hinweis: Der elektronische Versand setzt i. d. R. voraus, dass Sie dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines „Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR“ angezeigt haben. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an Ihren Steuerberater bzw. das Finanzamt.

Einzelversand

  1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
  2. Klicken Sie bei der zu versendenden Spendenquittung auf den Pfeil  und wählen per E-Mail verschicken aus.
  3. Im Webmailer tragen Sie einen Betreff, eine Nachricht und den Link zum Download der Spendenquittung ein (wird oberhalb des E-Mail senden-Butttons angezeigt).
  4. Klicken Sie auf den Button E-Mail senden.
Tipp: Legen Sie sich ein E-Mail-Template an, um schnell und effizient zu arbeiten.

Massenversand

  1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
  2. Wählen Sie die zu versendenden Spendenquittungen aus.
  3. Klicken Sie rechts auf den Button Aktion wählen  und wählen per E-Mail verschicken aus.
  4. Im Webmailer tragen Sie einen Betreff, eine Nachricht und die Variable {{receipt_link}} ein (diese wird automatisch durch den individuellen Download-Link für jede Spendenquittung ersetzt).
  5. Klicken Sie auf den Button E-Mail senden.
  6. Sie werden per E-Mail informiert, sobald die Übermittlung an den von Ihnen genutzten E-Mail-Provider abgeschlossen ist.
Tipp: Legen Sie sich ein E-Mail-Template an, um schnell und effizient zu arbeiten.

Beispiel Template-Vorlage

Um den Text für die zu versendende E-Mail nicht immer erneut eintippen zu müssen, können Sie sich ein E-Mail-Template anlegen. Dieses enthält neben den Variablen für eine persönliche Anrede auch den Link zur Spendenquittung, um diese als Empfänger herunterladen zu können. Dieses Beispiel können Sie beliebig anpassen:

Betreff: Musterhilfe - Ihre {% if receipt_type == "multi" %}Sammel-{% endif %}Spendenquittung

{{formal_greeting_de}},

wir danken Ihnen sehr herzlich für Ihre {% if donation_count == 1 %}Spende{% else %}erneuten Spenden{% endif %}. Ihre Spendenbestätigung für den Zeitraum {{receipt_donation_date_de}} können Sie mit diesem Link abrufen:
{{receipt_link}}

Zur Absicherung gegen unbefugten Zugriff geben Sie bitte nach dem Klick auf den Link Ihre Postleitzahl in das Eingabefeld ein, auf welche die Spendenquittung ausgestellt wurde.
Nach der Bestätigung startet der Download Ihrer Spendenquittung automatisch.

Bitte beachten Sie, dass im Rahmen einer automatischen Sicherheitsprüfung, der Download-Link nach 5 fehlgeschlagenen Eingabeversuchen gesperrt wird. In diesem Fall ist ein kurzer Hinweis an uns ausreichend, sodass wir Ihnen einen neuen Download-Link zur Verfügung stellen können.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Hinweis: Der Text "erneuten Spenden" wird nur angezeigt, sollten die Spendenden bereits eine Spende an Ihre Organisation getätigt haben.

Sicherheitsfunktion

  • Der Download von elektronischen Spendenquittung ist durch die Abfrage der Spender*innen Postleitzahl abgesichert. Nur bei korrekter Eingabe startet der Download.
  • Jegliche Spender*innen-Daten sind sehr sensibel und müssen gut geschützt werden. Es sind daher nur 5x Postleitzahl-Eingabeversuche erlaubt. Ab der 5. falschen Eingabe wird der Download-Link zu der jeweiligen Spendenquittung in Ihrem FundraisingBox CRM gesperrt.
  • Im Falle einer Sperrung muss die Person zu Ihrer Organisation Kontakt aufnehmen und um Entsperrung der Quittung bitten.

Entsperrung der Spendenquittung im FundraisingBox CRM

  1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
  2. Öffnen Sie die Detail-Ansicht der gewünschten Spendenquittung.
  3. Anschließend muss ein neuer Download-Link via “Klicken Sie hier, um einen neuen Download-Link zu erzeugen” generiert werden
  4. Nun kann der neue Link (z.B. direkt via FundraisingBox E-Mail Template) versandt werden. Wir empfehlen Ihnen im Vorfeld bereits ein passendes Template zu erstellen und abzuspeichern, sodass Sie es mit wenigen Klicks an die Person versenden können.
Tipp: Wir empfehlen Ihnen Ihre E-Mail Templates, in denen Sie die Spendenquittungs-Links übermitteln, mit entsprechenden Hinweisen zu versehen. In der E-Mail könnten Sie z.B. erwähnen, dass es bis zu 5 Versuche bei der Postleitzahl-Eingabe geben kann, danach wird der Download-Link gesperrt. Zur Entsperrung ist eine Kontaktaufnahme an Sie nötig.

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