Erkennung und Vereinigung von Duplikaten

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Erkennung von Duplikaten
• Ausnahmefälle automatischer Duplikaten-Vereinigung
• Kontakte miteinander vereinen
• Was passiert mit den Daten beim Vereinen von Kontakten?
  • Objekte, wie z.B. Transaktionen, Daueraufträge, Kommunikation, usw.
  • Stammdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail, etc.)

In diesem Artikel, erfahren Sie, wie die Erkennung von Duplikaten funktioniert und wie weitere Duplikate einfach miteinander vereint werden können.

Gut zu wissen

• Die FundraisingBox erkennt zukünftige Transaktionen bestehender Kontakte anhand von bestimmten eindeutigen Kriterien, sodass diese automatisch dem entsprechenden Kontakt zugeordnet werden können. 
• Import mit Angaben zu bereits bestehenden Kontakten: Diese Kriterien gelten ebenfalls beim Import. Hier kann entweder die vorhandene FundraisingBox Kontakt-ID oder eine externe Kontakt-ID für eine direkte Zuordnung verwendet werden. Gerne lesen Sie hierzu unseren separaten Hilfe-Center Artikel.
• Falls ein Kontakt doppelt angelegt wurde, weil z. B. eine neue Adresse vorliegt, kann dieser leicht mit dem bestehenden Kontakt vereint werden.
• Beim Vereinen von Kontakten werden zusätzliche Datensätze (z. B. E-Mail Adressen oder Bankverbindungen) automatisch ergänzt. Bereits existierende Datensätze werden nicht doppelt beim Bestands-Kontakt angelegt.

Erkennung von Duplikaten

Damit ein Kontakt eindeutig identifiziert werden kann, muss eines der folgenden Kriterien erfüllt sein:

• gleicher Vor- & Nachname + gleiche E-Mail-Adresse
• gleicher Vor- & Nachname + gleiche Post-Adresse
• gleicher Vor- & Nachname + gleiches Bankkonto (IBAN)

Zu beachten ist hierbei, dass es sich um die exakt gleichen Werten handeln muss. Falls z. B. "Musterstraße 1" hinterlegt ist, der Kontakt aber erneut mit "Musterstr. 1" spendet, kann diese nicht als die gleiche Adresse erkannt werden. Gerne verwenden Sie hierzu unsere Adresslabor-Erweiterung, um alle angegeben Adresse zu standardisieren. 

Ausnahmefälle automatischer Duplikaten-Vereinigung

In bestimmten Fällen werden mögliche Duplikaten nicht automatisch miteinander vereint:

• Anrede: Falls Sie zusätzliche Anreden abfragen, wird bei einer abweichenden Anrede ein neuer Kontakt angelegt. Beispiel: Ein bestehender Kontakt hat bisher als "Frau" gespendet, später dann als "divers" = Es findet keine Vereinigung statt.
• Dasselbe gilt bei Titeln: „Dr“ ≠ „Dr.“ ≠ „Dr. med.“, solche Abweichungen werden technisch nicht als identisch erkannt und daher nicht als Duplikat zusammengeführt.
• Für eine saubere Duplikaterkennung ist es daher sinnvoll, Anreden und Titel möglichst einheitlich zu verwenden.
  • Wenn die Anrede im Formular jedoch "leer" gelassen wird, kommt es noch zu einer automatischen Vereinigung des Kontaktes. 
• Benutzerdefinierte Kontakt-Felder: Wenn benutzerdefinierte Kontakt-Felder abgefragt werden und der Feld-Inhalt nicht exakt übereinstimmt, entsteht ein neuer Kontakt. Beispiel: Ein bestehender Kontakt mit einem Wert für "Mitgliedsnummer" trägt über das Formular eine neue Mitgliedsnummer ein = Es findet keine Vereinigung statt.
  • Wenn das benutzerdefinierte Feld zuvor im Bestandskontakt noch nicht existierte, so wird der Kontakt automatisch vereint und der Wert des Feldes hinzugefügt.

Das System kann in diesen Fällen nicht wissen, welche Werte korrekt sind und darf dementsprechend die bestehenden Werte nicht überschreiben. Hier muss anhand der neuen Information die entsprechende Vereinigung manuell durchgeführt werden, um die relevante Information zu aktualisieren. 

Kontakte miteinander vereinen

Falls Kontakte mehrmals in der FundraisingBox vorkommen, können die Duplikate unkompliziert zusammengeführt werden:

1. Rufen Sie den Kontakt auf, den Sie mit einem bestehenden Kontakt vereinen möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf den Pfeil .
3. Wählen Sie Duplikat vereinen aus.
4. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Kontaktes an.
5. Klicken Sie auf den entsprechenden Kontakt, welcher in der Autovervollständigung angezeigt wird. Falls es sich hier anschließend um den falschen Kontakt handelt, können Sie den Namen erneut angeben und den gewünschten Kontakt auswählen.
6. Prüfen Sie die Informationen des "Verlierers" sowie "Gewinners". Der Verlierer ist der von Ihnen gewählten Kontakt, dessen kompletten Daten zum Gewinner übertragen werden sollen.
7. Klicken Sie auf  Kontakte vereinen .
8. Beachten Sie den Hinweis und entweder brechen Sie den Vorgang ab oder bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Ein Verlierer-Unternehmen kann nicht mit einer Gewinner-Person vereint werden, wenn es bereits Mitarbeiter bei diesem Unternehmen gibt.

Wichtig: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden!

Was passiert mit den Daten beim Vereinen von Kontakten?

Objekte, wie z.B. Transaktionen, Daueraufträge, Kommunikation, usw.

Hat jeder der Kontakte eigene Objekte wie z.B. Daueraufträge, dann gilt:

• Diese Objekte konkurrieren nicht miteinander, daher wird alles übernommen und bleibt erhalten
• Das umfasst konkret:
  • Kommunikationen
  • Transaktionen
  • Daueraufträge
  • Spendenquittungen
  • SEPA-Mandate
• Es wird nichts davon überschrieben, gelöscht oder beendet

Ein Kontakt kann beliebig viele dieser Objekte parallel haben. Daher werden beim Vereinen einfach sämtliche vorhandenen Einträge dem Gewinner-Kontakt zugeordnet.

Stammdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail, etc.)

Alle Angaben des Verlierer-Kontaktes, von denen es mehrere parallel geben kann, wie z.B. Post- und E-Mail-Adressen oder Bankkonten, werden beim Vereinen auf den Gewinner-Kontakt übertragen. Der Gewinner-Kontakt wird mit den Informationen des Verlierer-Kontaktes also erweitert.

• Die Kontaktdaten des Gewinner-Kontakts bleiben dabei immer als Prio-Daten bestehen (z. B. Prio-Adresse).
• Die Daten des Verlierer-Kontakts werden als zusätzliche Informationen übernommen (z. B. als weitere Adresse).
• Kontakt-Tags konkurrieren ebenfalls nicht und werden einfach ergänzt.

Alle Objekte, die pro Kontakt nur einmal existieren können (z. B. die FundraisingBox Kontakt-ID, der Nachname) sowie Felder, welche mit unterschiedlichen Inhalten zwischen Verlierer- und Gewinner-Kontakt ausgestattet sind (z.B. Titel-Feld ist bei beiden Kontakten unterschiedlich gefüllt, benutzerdef. Felder vom Typ "Kontakt" haben unterschiedliche Inhalte, usw.), werden beim Zusammenführen ausschließlich vom Gewinner-Kontakt übernommen. Die entsprechende Information des Verlierer-Kontakts geht in diesem Fall verloren.

Nach dem Vereinen können Sie entscheiden:

• Möchten Sie die zusätzlichen Daten behalten?
• Oder sollen einzelne Informationen nachträglich gelöscht werden?

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Kontakt im Nachgang manuell zu bearbeiten.

Wie Sie Kontakte bearbeiten und verwalten können, erfahren Sie hier: Kontakte anlegen und bearbeiten