Kontakte importieren und Duplikate vermeiden

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Kontakt-Import vorbereiten
• Unternehmen + Mitarbeiter
• Tags / benutzerdefinierte Felder
• Information und Notizen
• Mehrere Namen / Adressen
• Erkennung von Duplikaten

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Import-Art "nur Kontakte", sowie wichtige Hinweise, um einen Import von Kontakten optimal durchzuführen.

Gut zu wissen

• Nachdem Sie sich mit dem Import-Ablauf vertraut gemacht haben, ist es sinnvoll, die verschiedenen Arten von Importe genauer kennenzulernen. 
• Wenn Sie lediglich Kontakte (ohne Bezug zu Transaktionen oder Daueraufträge) importieren möchten, steht Ihnen hier die Import-Art "nur Kontakte" zur Verfügung. 
• Neben Standardfeldern wie z. B. Name, Unternehmen oder E-Mail-Adresse können Sie auch mit etwas Vorbereitung individuelle Datensätze als benutzerdefinierte Felder, Tags oder Informationen importieren. 
• Hier ist es auch wichtig zu wissen, wie Duplikate in der FundraisingBox erkannt und somit bei dem Import vermieden werden können. 

Kontakt-Import vorbereiten

1. Damit Sie Ihre Kontaktdaten reibungslos importieren können, ist es wichtig, Ihre zu importierender Datei vorzubereiten. 
2. Hier ist es wichtig vorab zu prüfen, welche Daten importiert werden sollten, ob diese in dem richtigen Format sind und ob hierfür Vorbereitungen innerhalb der FundraisingBox notwendig sind. 
3. Pauschal lässt sich schwer sagen, wie genau eine Datei zu importieren ist: Es wird jedoch i. d. R. klare Spalten wie Vorname, Telefon, Adresse etc. geben, die problemlos einem Feld in der FundraisingBox zugeordnet werden kann. 
4. Gibt es z. B. ein Feld, welches nicht standardmäßig in der FundraisingBox zur Verfügung steht, müssen ggf. benutzerdefinierte Felder erstmal angelegt werden.
5. Unten finden Sie detaillierte Informationen zu häufigen Fällen, die besonders vor dem Import zu beachten sind.
6. Nachdem Sie Ihre Datei entsprechend vorbereitet haben, sehen Sie hier, wie Sie diese genau importieren und anschließend überprüfen können.

Information und Notizen

1. Bei einem Kontakt-Import können auch Kontakt-Information und/oder Notizen importiert werden.
2. Diese Optionen sind besonders für Spalten mit längeren Texten als Inhalt sinnvoll.
3. Die Kontakt-Information ist immer in der Visitenkarte des Kontaktes abrufbar und eignet sich daher für kurze wichtige (bzw. vorübergehende) Information zum Kontakt.
4. Notizen hingegen wandern mit der Zeit im Kommunikationsverlauf nach hinten, falls diese nicht angepinnt sind.
5. Damit man nach dem Import nachvollziehen kann, woher der Text stammt, wird der Spaltenname bei Kontakt-Informationen vorangestellt (Spalte C unten würde z. B. nach Import als "Information: gerade im Ausland" bei der Kontakt-Information erscheinen).

Mehrere Namen / Adressen

1. Einige FundraisingBox-Felder, wie Vor-/Nachname und Adresse, können bei der Zuordnung der Spalten mehrfach verwendet werden.
2. Hierbei ist die Reihenfolge der Spalten zu beachten, da diese nacheinander importiert werden.
3. Bei Adressen können unterschiedlichen Typen (z. B. Privat, Arbeit oder andere) ausgewählt werden, es lässt sich jedoch auch gleiche Typen mehrfach importiert werden (z. B. zwei private Adressen).

Beispiel:

• Hier gibt es eine Spalte für weitere Vornamen, den Zusatz für Nachnamen und Straße und Hausnummer, welche in getrennten Spalten gespeichert sind.
• Um diese speziellen Felder zu importieren, kann folgende Zuordnung verwendet werden:
  • Vorname => Vorname
  • weitere Vornamen => Vorname
  • Zusatz => Nachname
  • Nachname => Nachname
• Durch die mehrfache Wahl der Felder werden die Daten der jeweiligen Spalten nacheinander in das jeweils gewählte Feld importiert. Das Ergebnis für den ersten Eintrag wäre daher einen Kontakt wie "Herr Max Hans Gustav von Mustermann".
• Falls z.B. die weiteren Vornamen nur informativen Charakter haben und nicht in der Anschrift auftauchen sollen, dann könnte man diese auch alternativ z.B. in ein benutzerdefiniertes Feld oder als Kontakt-Information importieren.

Erkennung von Duplikaten

Duplikate werden beim Import automatisch verhindert, solange diese eindeutig erkannt werden können. Doppelte Einträge werden erkannt, wenn eine der folgenden Kombination zutrifft: 

• gleicher Name + gleiche E-Mail-Adresse
• gleicher Name + gleiche Adresse
• gleicher Name + gleiches Bankkonto

Außerdem kann die Kontakt-ID für eine eindeutige Identifizierung verwendet werden, falls der Kontakt bereits in der FundraisingBox existiert.

Beispiel:

• In diesem Beispiel wird die Spalte "ID” in das FundraisingBox Feld "Externe Kontakt-ID” importiert.
• Somit kann die E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Zeile 3 automatisch dem "Max Mustermann” von Zeile 2 zugeordnet werden.
• Sogar die E-Mail-Adresse von Zeile 4 wird "Max Mustermann” korrekt zugeordnet, da auch die ID alleine für eine eindeutige Identifizierung ausreicht.
• Beim Import der Zeile 6 wird die Adresse dem Kontakt "Beate Beispiel” von Zeile 5 zugeordnet, da diese anhand der gleichen E-Mail-Adresse erkannt wurde.
• In Zeile 7 wird der Kontakt mit Hilfe der gleichen Adresse erkannt. Aber auch doppelte Einträge, wie die Telefonnummer, werden erkannt und nicht abgespeichert, da es sich um die gleiche Nummer handelt.
• Der gleiche Name allein reicht nicht für eine Duplikaterkennung aus, daher wird der "Max Mustermann” von Zeile 8 also neuer Kontakt importiert werden.