Kommunikation verwalten und durchsuchen

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Kommunikation manuell anlegen
• Listenoperation
• Kommunikationen anheften
• Sichtbarkeit von Kommunikation ändern
• Kommunikation durchsuchen

Kommunikationen können individuell und schnell bei Kontakten in der FundraisingBox hinterlegt werden. Somit lassen sich z. B. die Details eines Telefonats genauer schriftlich festhalten. In diesem Artikel erfahren Sie alles rund um das Thema Kommunikation.

Gut zu wissen

• Verschiedene Arten von Kommunikationen können bei Kontakten hinterlegt werden:
  • Notiz
  • E-Mail
  • Telefonat
  • Brief
  • persönliches Gespräch
• E-Mails, die aus die FundraisingBox verschickt werden, sind automatisch bei den jeweiligen Kontakten hinterlegt. Externe E-Mails können bei Bedarf automatisch synchronisiert werden.
• Briefe, die Sie über die FundraisingBox erstellen, werden automatisch als Kommunikation (inkl. PDF-Datei) bei den entsprechenden Kontakten gespeichert.
• Kommunikationen können von Nutzern mit den entsprechenden Nutzerrechten eingesehen werden oder anhand der Sichtbarkeit beispielsweise nur bestimmte Nutzergruppen angezeigt werden.

Kommunikation manuell anlegen

1. Rufen Sie den gewünschten Kontakt auf.
2. Unter Übersicht finden Sie oben Kommunikation hinzufügen.
3. Wählen Sie die gewünschte Art der Kommunikation aus.
4. Geben Sie den Text der Kommunikation (sowie Betreff bei einer E-Mail-Kommunikation) an.
5. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Optional nutzbar:

1. Formatierungen, wie z.B. Schriftfarbe ändern oder Text verlinken, können in dem Textfeld unten vorgenommen werden.
2. Dateien hinzufügen, um z.B. relevante Dokumente als Anhang bei der Kommunikation zu speichern (um mehrere Dateien anzuhängen, halten Sie die Strg-Taste (PC) oder die Befehlstaste (Mac) gedrückt, während Sie Ihre Dateien auswählen.)
3. Datum / Uhrzeit ändern, um die genaue Zeit der vergangenen Kommunikation festzulegen. Ansonsten wird automatisch die aktuelle Zeit vergeben.
4. Sichtbarkeit ändern, um die Kommunikation ausschließlich bestimmte Nutzergruppen sichtbar zu schalten.
5. Abhängig von der Art der Kommunikation kann die genaue Richtung angegeben werden.

Listenoperation

Kommunikationen können auch gleichzeitig bei mehreren Kontakten hinterlegt werden:

1. Rufen Sie Kontakte  bzw. eine entsprechende Kontakten-Suche auf.
2. Selektieren Sie die gewünschte Kontakte.
3. Klicken Sie oben rechts auf den Button Aktion wählen .
4. Wählen Sie Kommunikation hinzufügen.
5. Nach Angabe der Kommunikation klicken Sie auf speichern .

Kommunikationen anheften

Jede Kommunikation erscheint im chronologischen Kommunikationsverlauf bei dem Kontakt. Sie können wichtige Kommunikationen auch dauerhaft oder vorübergehend als oberste "anheften".

1. Klicken Sie bei der gewünschten Kommunikation oben rechts auf den Pfeil .
2. Wählen Sie anheften aus.

Angeheftete Kommunikationen können bei Bedarf leicht gelöst werden:

1. Klicken Sie links neben der angehefteten Kommunikation auf das Pinn-Nadel-Icon, um sie zu lösen.
2. Alternativ klicken Sie oben Rechts auf den Pfeil .
3. Wählen Sie lösen aus.

Sichtbarkeit von Kommunikation ändern

Es kann vorkommen, dass bestimmte Kommunikationen nur bestimmten Nutzern angezeigt werden sollten, z.B. bei Planung einer Überraschung für Ihr Team. Damit Sie die Sichtbarkeit des Kontaktes selbst nicht anpassen müssen, haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Kommunikationen entsprechend anzupassen:

1. Klicken Sie bei der gewünschten Kommunikation oben rechts auf den Pfeil .
2. Wählen Sie dann bearbeiten aus.
3. Unten finden Sie ein Schloss-Icon für die Sichtbarkeit. Klicken Sie darauf, um die entsprechende Sichtbarkeit auszuwählen.
4. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Kommunikation durchsuchen

1. Unter Kommunikation  finden Sie alle hinterlegte Kommunikationen (Notizen, E-Mails, Telefonate, etc.) in Ihrer FundraisingBox (chronologisch sortiert).
2. Wenn Sie die Kommunikation durchsuchen möchten, um nur bestimmte Kommunikationen anzuzeigen, klicken Sie auf den Reiter Suche.
3. Hier können Sie relativ schnell eine Suche, z. B. anhand des Textes oder Kommunikations-Typ, durchführen.
4. Unter System-E-Mail können Sie auch automatisierten E-Mails besser filtern. Eine System-E-Mail ist grundsätzlich eine Kommunikation, die automatisch angelegt wird: Das betrifft grundsätzlich automatischen Dankes-E-Mails über das Formular.
5. Falls Sie eine detaillierter Suche brauchen, verwenden Sie bitte die Smart-Suche.