Aufgaben verwalten (anlegen, bearbeiten, zuweisen)

Geändert am: Fr, 1 Okt, 2021 at 10:04 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

Mit dem FundraisingBox CRM können Sie nicht nur Kontakte, sondern auch die Aufgaben Ihres Teams, verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie  Aufgaben anlegen, bearbeiten und zuweisen können.

Gut zu wissen

  • Sie können jederzeit für sich selbst oder für andere Nutzer Aufgaben anlegen, welche auch im Zusammenhang mit einem Kontakt stehen können und direkt bei dem Kontakt sichtbar sind. 
  • Aufgaben können schnell unter mehreren Orten in der FundraisingBox angelegt und individuell angepasst werden (Fälligkeitsdatum, Beschreibung, etc.). 
  • Aufgaben können abhängig von Ihrer FundraisingBox auch auf unterschiedlichen Weisen automatisch erstellt werden. 
  • Einsatzmöglichkeiten sowie einer Anleitung zur Übersicht von Aufgaben finden Sie im folgenden Hilfe-Center Artikel.
Diese Funktion ist im FundraisingBox CRM inklusiv. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.

Aufgaben automatisch anlegen

Aufgabe manuell anlegen

Sie können neue Aufgaben unter verschiedenen Orten der FundraisingBox anlegen:

Unter Aufgaben

  1. Klicken Sie auf Aufgaben  .
  2. Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe anlegen .
  3. Tragen Sie eine Beschreibung der Aufgabe in das Feld Aufgabe ein. Gerne können Sie hier auch Links, z. B. der Link zu einer Kommunikation, einfügen. 
  4. Bei Fällig am wählen Sie bei Bedarf ein gewünschtes Fälligkeitsdatum aus.
  5. Wenn die Aufgabe einen Kontakt betrifft, können Sie den Namen des Kontakts in das Feld betrifft Kontakt eintippen und via Autovervollständigung auswählen.
  6. Wählen Sie bei Bedarf den verantwortlichen Nutzer aus. Alternativ können Sie “---” auswählen: In diesem Fall landet die Aufgabe unter nicht zugewiesenen Aufgaben und kann individuell von anderen Nutzern übernommen. 
  7. Wenn Sie die Aufgabe nur bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen anzeigen möchten, klicken Sie auf das Schloss-Icon und wählen eine Sichtbarkeit aus. 
  8. Klicken Sie auf speichern  .
 

Hinweis: Die Sichtbarkeiten der Aufgaben funktionieren genau wie die Sichtbarkeiten der Kontakte.

Bei einem Kontakt

  1. Suchen Sie bzw. rufen Sie einen Kontakt auf. 
  2. Klicken Sie rechts im Bereich Aufgabe auf das blaue Plus-Icon .
  3. Tragen Sie wie oben beschrieben die entsprechenden Informationen ein. In diesem Fall ist den aufgerufenen Kontakt bereits vorausgefüllt.
  4. Klicken Sie auf speichern .

 Ihre Aufgaben-Übersicht

  1. Jeder Nutzer mit entsprechenden Nutzerrechten hat eine Schnellübersicht deren nächsten Aufgaben.
  2. Hier klicken Sie einfach oben Rechts auf das  -Icon neben Ihr Nutzer-Icon.
  3. Klicken Sie auf das blaue Plus-Icon .
  4. Tragen Sie wie oben beschrieben die entsprechenden Informationen ein. 
  5. Klicken Sie auf speichern .
Hinweis: Wenn Sie jemandem eine Aufgabe zuweisen, wird automatisch eine E-Mail Benachrichtigung an deren Login-Adresse geschickt.

Aufgabe bearbeiten

  1. Klicken Sie bei einer Aufgabe rechts auf den Dropdown-Pfeil .
  2. Klicken Sie auf bearbeiten.
  3. Nehmen Sie alle gewünschte Änderungen vor.
  4. Klicken Sie anschließend auf speichern .
Tipp: Falls Sie die Aufgabe lediglich jemandem anderen zuordnen möchten, können Sie einfach auf den Namen-Kürzel bzw. Nutzer-Icon (links neben das Fälligkeitsdatum) klicken. 


Hinweis: Auch Aufgaben von anderen Nutzern können bearbeitet, erledigt oder neu zugewiesen werden.

Aufgabe erledigen

  1. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie einfach links auf das Häkchen-Icon.
  2. Die Aufgabe wird sofort als erledigt markiert und der Nutzer, der die Aufgabe erledigt hat, wird entsprechend in der Beschreibung ergänzt. 
Tipp: Wenn Sie eine nicht zugewiesene Aufgabe als erledigt markieren, wird Ihnen die Aufgabe automatisch zugewiesen. 


Hinweis: Falls eine Aufgabe versehentlich als erledigt markiert wurde, klicken Sie einfach nochmal auf das Häkchen-Icon.


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