Aufgaben-Management mit der FundraisingBox

Geändert am: Fr, 1 Okt, 2021 at 9:59 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

Mithilfe des FundraisingBox CRMs, können Sie die Aufgaben Ihrer Organisation effizient abbilden, um die Arbeit Ihres Teams zu erleichtern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Aufgaben optimal einsetzen sowie durchsuchen können.   

Diese Funktion ist im FundraisingBox CRM inklusiv. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.

Aufgaben: Übersicht und Suche

  1. Klicken Sie im Hauptmenü links auf Aufgaben .
  2. Hier finden Sie, falls vorhanden, eine direkte Übersicht Ihrer offenen Aufgaben.
  3. Falls es noch nicht zugewiesene Aufgaben gibt, sehen Sie diese Information oben und können direkt zu dieser Aufgaben springen. 
  4. Wenn Sie bestimmte Aufgaben durchsuchen möchten, wählen Sie oben den Reiter Suche.
  5. Tragen Sie hier die gewünschte Information der Suche ein. 
  6. Klicken Sie anschließend auf suchen .
Tipp: Wenn Sie komplexere Suchanfragen durchführen möchten, dann können Sie diese über die Smart-Suche erledigen.

Übersicht beim Kontakt

  1. Bei jedem Kontakt sehen Sie rechts den Bereich Aufgaben.
  2. Hier sehen Sie, ob Sie bereits eine Aufgabe, die diesem Kontakt betrifft, offen haben. 
  3. Zusätzlich sehen Sie, ob andere Nutzer eine Aufgabe offen haben: Falls ja, sehen Sie den Text offene Aufgaben für andere Nutzer.
  4. Mit einem Klick auf diesen Text können Sie die entsprechenden Aufgaben sehen. 
  5. Wenn Aufgaben bereits erledigt wurde, sehen Sie hier auch den Text erledigte Aufgaben.
  6. Diesen Text lässt sich ebenfalls anklicken, um alle erledigte Aufgaben des Kontaktes zu sehen. 

Hinweis: Prüfen Sie bei offenen Aufgaben für andere Nutzer, ob die Aufgabe, die Sie anlegen möchten, nicht bereits in Bearbeitung und evtl. mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum versehen ist.

Vorteile und Anwendungsfälle von Aufgaben

 Allgemeine operative Arbeit abbilden 

  1. Da im besten Fall alle Spenderdaten und Kontakte in Ihrer FundraisingBox gepflegt werden, sollte Ihr ganzes Team über eigene Nutzerzugänge direkt in der FundraisingBox arbeiten. 
  2. Jedes Gespräch (persönlich, via Telefon, etc.) kann direkt bei den Kontakten aufgenommen werden. 
  3. Falls im Laufe eines Gespräches eine Aufgabe entsteht, z. B. Spendenquittung erstellen oder Dauerauftrag stornieren, kann diese entweder direkt schnell gemacht werden oder eine Aufgabe für den entsprechenden Mitarbeiter aufgenommen.
  4. Überfällige Aufgaben können über eine Smart-Suche schnell aufgerufen werden, um sicherzustellen, dass keine wichtige Aufgaben vergessen werden. 
  5. Ihr Team kann somit übersichtlicher und effizienter arbeiten, in dem alle Aufgaben direkt in der FundraisingBox verwaltet werden.

 E-Mail Inbox als automatisiertes Aufgaben-System einsetzen 

  1. Wenn Sie eine allgemeine E-Mail Adresse wie “info@” oder “spenderservice@” verwenden, die von mehreren Mitarbeiter geprüft wird, können Sie zunächst die E-Mail Inbox Erweiterung für diese Adresse einsetzen. 
  2. Bei der Erweiterung wählen Sie aus, dass jede neue E-Mail eine automatische Aufgabe erzeugen sollte.
  3. Sobald Sie das erfolgreich eingerichtet und getestet haben, landen alle zukünftige E-Mails über diese Adresse automatisch in Ihre FundraisingBox.
  4. Die Mitarbeiter loggen sich dann z. B. täglich in ihre Nutzer-Accounts der FundraisingBox ein und sehen, ob es neue nicht zugewiesene Aufgaben gibt. 
  5. Mehrere Mitarbeiter können somit gleichzeitig die offenen Aufgaben prüfen und diese direkt übernehmen oder jemandem anderen zuweisen, ohne das eine Aufgabe versehentlich zweimal bearbeitet wird. 
  6. Wenn Sie eine E-Mail Erweiterung aktiviert und entsprechenden Absender-Adressen hinterlegt haben, können Antworten direkt aus der FundraisingBox erfolgen. 
  7. Somit bleibt die ganze Kommunikation direkt in der FundraisingBox sichtbar und es kann jederzeit geprüft werden, was bisher bereits besprochen wurde, ohne dass Rücksprache immer gehalten werden muss. 

 Übergabe bei Krankheitsausfall oder Urlaub 

  1. Wenn Aufgaben direkt in der FundraisingBox gepflegt werden, können diese Aufgaben von jedem Nutzer mit entsprechenden Nutzerrechten aufgerufen werden.
  2. Nehmen wir an, dass ein Kollege, der 5 offene Aufgaben für die Woche hat, kurzfristig krankgeschrieben wird.
  3. Sie bzw. ein entsprechender Nutzer können einfach über die Suche schauen, ob er offene Aufgaben für diese Woche hat.
  4. Diese Aufgaben können ohne große Anstrengung entsprechend entweder von anderen Kolleg*innen übernommen oder das Fälligkeitsdatum verschoben werden.
  5. Somit haben Sie noch alles im Griff und können sicherstellen, dass wichtige Aufgaben, wie z.B. Geburtstagwünsche an einem Großspender, nicht während der Krankheitsausfall untergehen.

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