Spendenaktions-E-Mails konfigurieren

INHALTSVERZEICHNIS

• Voraussetzungen für den E-Mail-Versand
  • Mehrsprachige Spendenaktionen
• Dankes-E-Mail an Unterstützer*innen einrichten
• Automatische E-Mails an Aktionsstarter*innen einrichten
  • Verfügbare automatische E-Mails
  • E-Mail-Templates vorbereiten
  • Templates im Spendenaktions-Tool hinterlegen
• E-Mail-Inhalte sinnvoll gestalten
  • Dankes-E-Mail an Unterstützer*innen
  • Willkommensnachricht für Aktionsstarter*innen
  • Inhalte mit If/Else-Anweisungen steuern
• Tipps für automatische E-Mails

Für Deine Spendenaktionen kannst Du automatische E-Mails an Unterstützer*innen und Aktionsstarter*innen versenden. In diesem Artikel erfährst Du, welche E-Mails zur Verfügung stehen, welche Voraussetzungen Du dafür erfüllen musst und wie Du die passenden Templates in Deinem Spendenaktions-Tool hinterlegst.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand

Für jede automatische E-Mail benötigst Du ein eigenes E-Mail-Template. Je nach Ereignis kannst Du mehrere unterschiedliche E-Mails an Aktionsstarter*innen versenden, zum Beispiel nach dem Start der Aktion oder beim Erreichen des Aktionsziels.

• Aktiviere eine E-Mail-Erweiterung.
• Hinterlege und aktiviere eine Absender-Adresse.
• Erstelle für jede gewünschte automatische E-Mail ein passendes E-Mail-Template.

Hinweis: Die E-Mail-Funktionen für Spendenaktionen sind nicht in jeder FundraisingBox verfügbar. Wenn Du Fragen zur Verfügbarkeit hast, kontaktiere unser FundraisingBox-Support-Team.

Mehrsprachige Spendenaktionen

Wenn Du Deine Spendenaktions-Tools in mehreren Sprachen anbietest, kannst Du die benötigten Templates in der jeweiligen Sprache erstellen. Anschließend wählst Du für jedes Spendenaktions-Tool die passenden Templates aus.

Dankes-E-Mail an Unterstützer*innen einrichten

Nach einer Spende über eine Spendenaktion kannst Du Unterstützer*innen automatisch eine Dankes-E-Mail senden. Die Einrichtung funktioniert ähnlich wie die automatische Dankes-E-Mail bei Spendenformularen.

1. Erstelle ein E-Mail-Template für die Dankes-E-Mail.

2. Wähle beim Erstellen des Templates als Template-Variable Transaktion. Dadurch stehen Dir neben den allgemeinen Kontakt-Variablen auch die Transaktions-Variablen zur Verfügung.

3. Öffne Spendenaktionen und wähle Einstellungen.
   

4. Klicke links beim gewünschten Spendenaktions-Tool auf den Pfeil und wähle bearbeiten. Alternativ kannst Du ein neues Spendenaktions-Tool einrichten.
   

5. Öffne oben den Reiter Formular.
   

6. Wähle rechts im Menü Dankes-E-Mail.
   

7. Wähle das gewünschte E-Mail-Template und die Absender-Adresse aus.
   

8. Lege fest, ob die Signatur der Absender-Adresse hinzugefügt werden soll.

9. Klicke auf speichern oben rechts.

Automatische E-Mails an Aktionsstarter*innen einrichten

Beim Anlegen einer neuen Spendenaktion erstellt die FundraisingBox einen Kontakt für die*den Aktionsstarter*in. Nach dem Start können abhängig vom Verlauf der Aktion verschiedene automatische E-Mails versendet werden.

Verfügbare automatische E-Mails

• Willkommensnachricht: Wird direkt nach dem Start der Aktion an die angegebene E-Mail-Adresse der*des Aktionsstarter*in gesendet. Diese E-Mail ist für das Spendenaktions-Tool erforderlich.
• Sperrung: Wird versendet, wenn Du eine Spendenaktion manuell sperrst.
• 10 Tage nach Aktionsstart: Wird zehn Tage nach dem Start der Spendenaktion versendet.
• 30 Tage nach Aktionsstart: Wird 30 Tage nach dem Start der Spendenaktion versendet.
• 10 Tage vor Aktionsende: Wird zehn Tage vor dem festgelegten Ende der Spendenaktion versendet.
• Hälfte des Aktionsziels wurde erreicht: Wird direkt nach der Spende versendet, mit der 50 % des Aktionsziels erreicht werden.
• Aktionsziel wurde erreicht: Wird versendet, sobald das festgelegte Aktionsziel erreicht ist.
• Spendenaktion beendet: Wird versendet, wenn das Enddatum erreicht wurde und die Aktion nicht verlängert wurde.

E-Mail-Templates vorbereiten

1. Erstelle für jede gewünschte automatische E-Mail ein eigenes E-Mail-Template. Für die Willkommensnachricht benötigst Du in jedem Fall ein Template.

2. Du kannst dafür auch die vorhandenen Beispiel-Templates aus der Kategorie Spendenaktionen verwenden und individuell anpassen.

3. Wenn Du eigene Templates erstellst, wähle als Template-Variable Spendenaktion. Dadurch kannst Du neben den Kontakt-Variablen auch die Spendenaktions-Variablen verwenden.

Templates im Spendenaktions-Tool hinterlegen

Sobald Deine Templates vorbereitet sind, verknüpfst Du sie mit dem gewünschten Spendenaktions-Tool.

1. Öffne Spendenaktionen und wähle Einstellungen.
   

2. Klicke links beim gewünschten Tool auf den Pfeil und wähle bearbeiten. Alternativ kannst Du ein neues Spendenaktions-Tool einrichten.
   

3. Wähle rechts im Menü Community Management oder scrolle zum entsprechenden Bereich.
   

4. Öffne den Bereich Kommunikation. Dort kannst Du die Templates für die verschiedenen automatischen E-Mails auswählen.

5. Wähle dort die gewünschte Absender-Adresse aus.
   

6. Lege fest, ob die Signatur der Absender-Adresse hinzugefügt werden soll.
   

7. Ordne den gewünschten Ereignissen jeweils ein E-Mail-Template zu. Für die Willkommensnachricht musst Du ein Template auswählen.
   

8. Wenn für ein optionales Ereignis keine E-Mail versendet werden soll, lässt Du das entsprechende Feld leer. Ein bereits ausgewähltes Template entfernst Du über das graue X im Feld.
   

9. Klicke oben rechts auf speichern.

Info: Du kannst die Auswahl der Templates später jederzeit ändern, indem Du das Spendenaktions-Tool bearbeitest. Änderst Du den Inhalt eines bereits verknüpften Templates, wird die neue Version automatisch für zukünftige E-Mails verwendet.

E-Mail-Inhalte sinnvoll gestalten

Dankes-E-Mail an Unterstützer*innen

Verwende für Spenden über Spendenaktionen einen anderen Dankestext als für Spenden über ein reguläres Spendenformular. So kannst Du gezielt auf den Kontext der jeweiligen Spendenaktion eingehen.

Du kannst in der Dankes-E-Mail außerdem auf die Seite verlinken, über die Unterstützer*innen selbst eine Spendenaktion starten können. So machst Du direkt auf diese Möglichkeit aufmerksam.

Willkommensnachricht für Aktionsstarter*innen

Mit passenden Variablen kannst Du Aktionsstarter*innen direkt zu ihrer Aktion und zu den wichtigsten Funktionen führen:

• {{link}}: Direkter Link zur Spendenaktion. Darüber kann die*der Aktionsstarter*in die Aktion auch aufrufen, wenn sie noch nicht in der Übersicht erscheint.
• {{admin_link}}: Geheimer Bearbeitungslink, über den die*der Aktionsstarter*in die eigene Spendenaktion bearbeiten kann.
• {{expires_at_de}}: Enddatum der Aktion im Format TT-MM-JJJJ. Du kannst zusätzlich darauf hinweisen, dass sich das Enddatum über den Bearbeitungslink verlängern lässt.

Inhalte mit If/Else-Anweisungen steuern

Mit If/Else-Anweisungen kannst Du Inhalte nur dann anzeigen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Mit der folgenden Abfrage kannst Du beispielsweise einen Hinweis nur dann einblenden, wenn für die Spendenaktion kein eigenes Bild hochgeladen wurde:

{% if has_image == 0 %}...{% endif %}

Tipps für automatische E-Mails

• Nutze die E-Mail 10 Tage nach Aktionsstart, um Aktionsstarter*innen Tipps für ihre Spendenaktion zu geben oder ihnen eine Kontaktmöglichkeit bei Fragen anzubieten.
• Wenn das Aktionsziel erreicht wurde, kannst Du Aktionsstarter*innen darauf hinweisen, dass sie ihre Aktion bearbeiten und beispielsweise das Ziel erhöhen können.
• Du kannst außerdem empfehlen, die Beschreibung der Spendenaktion um ein aktuelles, gegebenenfalls datiertes Update zu ergänzen.

Tipp: Passe Deine automatischen E-Mails an den jeweiligen Zeitpunkt der Spendenaktion an. So erhalten Aktionsstarter*innen genau die Informationen, die für die aktuelle Phase ihrer Aktion relevant sind.