Eigenen Mail-Server mit der FundraisingBox verknüpfen

Geändert am: Mi, 3 Nov, 2021 at 10:53 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen Mail-Server mit der FundraisingBox verknüpfen, sowie auf Fehler überprüfen können.

Gut zu wissen

  • SMTP steht für "Simple Mail Transfer Protocol" und ist für den Versand von E-Mails zuständig. Ein SMTP- oder Mail-Server ist somit ein Rechner, der dafür sorgt, dass E-Mails verschickt werden.
  • Ihre FundraisingBox kann auf einen solchen SMTP-Server zugreifen, um über ihn den E-Mail-Versand abzuwickeln.
  • Der Vorteil von einem SMTP-Server ist es, dass dieser in vielen Fällen bereits der Organisation zur Verfügung stehen und individuell geprüft bzw. angepasst werden können.
Tipp: Wenn Sie das FundraisingBox-CRM nutzen und Massen-Mailings planen, empfehlen wir speziell eingerichtete SMTP-Zugänge zu verwenden, die dafür konfiguriert sind. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an Ihren Technikern bzw. Ihrem Anbieter.

SMTP-Server mit der FundraisingBox verknüpfen

  1. Klicken Sie auf Store  und wählen Externe Services aus.
  2. Klicken Sie oben auf den Reiter Kommunikation, um die Auswahl einzuschränken.
  3. Bei der eigenen SMTP Server für E-Mail Versand klicken Sie auf Jetzt aktivieren .
  4. Die Konfiguration entspricht nun der Einrichtung eines E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Outlook. Für den Zugriff auf den SMTP-Server sind die folgenden Angaben notwendig (Ansprechpartner für die Zugangsdaten zum SMTP-Server ist in der Regel Ihr IT-Verantwortlicher oder Provider):
    • Host
    • Benutzername
    • Passwort
    • Port (meist 25, bei SSL-Verschlüsselung 465, bei TLS 587)
    • Verbindungssicherheit (Verschlüsselung) (keine, SSL oder TLS)
  5. Klicken Sie auf speichern , um die Verknüpfung abzuschließen.
 
Tipp: Es kann u. U. zu einem hohen Mail-Aufkommen kommen. Der SMTP-Server sollte entsprechend konfiguriert und für solche Lastspitzen ausgelegt sein.


Hinweis: Bei Aktivierung wird eine Test-E-Mail automatisch versendet, um die Verknüpfung zu testen. Bitte beachten Sie unten den Umgang mit Fehlermeldungen, sollte diese fehlschlagen.

SMTP-Server mit STARTTLS

In der FundraisingBox steht SSL oder TLS für die Verschlüsselung zur Verfügung.

Falls Sie einen Server wie Office365 verwenden, der STARTTLS als Verschlüsselung angibt, wählen Sie bitte TLS mit Port 587 oder 25 aus.

Weitere Absender-Adressen hinterlegen

Sobald Sie Ihren SMTP-Server erfolgreich mit der FundraisingBox verknüpft haben, können Sie weitere Absender-Adressen in Ihre FundraisingBox hinterlegen.

Umgang mit Fehlermeldungen

Es kann sein, dass das System entweder während oder nach der Einrichtung bestimmte Fehlermeldungen liefert.

Grundsätzlich spiegelt unser System die Fehlermeldung wieder, welche es bei der Übermittlung der (Test-)Mails erhält. Die Ursache liegt daher i. d. R. bei dem eigenen Server und sollte dort überprüft werden.

Anbei finden Sie als Hilfestellung die häufigste Fehlermeldungen und entsprechende Lösungen. 

Hinweis: Falls Sie Google als SMTP-Server verwenden, muss evtl. "Zugriff für wenig sichere Apps", wie in diesem Artikel beschrieben, aktiviert werden, da Google grundsätzlich alle externe Apps entsprechend einstuft.

Fehlermeldung: Test-E-Mail konnte nicht verschickt werden. Die Zugangsdaten sind nicht korrekt.

Lösung:

  • Überprüfen Sie Ihre Zugangsdaten.
  • Stellen Sie sicher, dass die E-Mail für den Benutzername tatsächlich für den SMTP-Server freigegeben ist.
  • Falls alle Zugangsdaten korrekt sind, fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach, ob ein anderer Port zur Verfügung steht. Wichtig ist auch zu beachten, dass der Port mit der entsprechenden Verbindungssicherheit angegeben wird.
  • Sollte die Fehlermeldung noch angezeigt werden, überprüfen Sie bitte auf dem SMTP-Server, ob die Verknüpfung mit externen Systemen erlaubt ist. Je nach Einstellung muss diese anhand von einer IP-Adresse freigegeben werden. In diesem Fall wenden Sie sich gerne an unseren Support, um diese Information zu erhalten.

Fehlermeldung: Failed to authenticate on SMTP server with username "username" using 2 possible authenticators.

Lösung:

  • Überprüfen Sie zunächst Ihre Zugangsdaten. Falls Sie z. B. das Passwort bei dem SMTP-Server geändert haben, müssen Sie das Passwort ebenfalls in der FundraisingBox aktualisieren.
  • Stellen Sie ansonsten sicher, dass die E-Mail für den Benutzername tatsächlich für den SMTP-Server freigegeben und als Absender-Adresse korrekt in Ihrer FundraisingBox hinterlegt ist.

Fehlermeldung: Client does not have permissions to send as this sender

Lösung:

  • Prüfen Sie, ob die angegebene E-Mail Adresse Sender-Rechte für den SMTP-Server hat bzw. für den Server freigegeben ist.

Fehlermeldung: Message submission rate for this client has exceeded the configured limit

Lösung: 

  • Beim eigenen SMTP-Server kann ein Limit für den Versand von Massen-E-Mails hinterlegt werden. Ihr Administrator muss dies nach Ihren Wünschen erhöhen.

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