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Offline-Transaktionen (Überweisungen) automatisch via Bank Sync importieren

Geändert am: Fr, 11 Okt, 2024 um 9:59 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS


In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Bank-Transaktionen mithilfe des Bank Sync schnell in Ihre FundraisingBox importieren können. 

Gut zu wissen

  • Um von den vielen Vorteilen des Bank Sync zu profitieren, muss diese Funktion erst einmal aktiviert werden.
  • Transaktionen, z. B. via Wikando Lastschrift, können automatisch als FundraisingBox-Transaktionen erkannt werden: Somit können doppelte Transaktionen vermieden werden.
  • Andere Transaktionen können manuell oder automatisch ignoriert, einzeln oder in der Masse bearbeitet oder  direkt importiert werden: Sie haben somit ständig den Überblick über Ihrer Offline-Transaktionen.
  • Transaktionen können anhand von Valuta-Datumszeiträumen gefiltert werden, um schneller passende Überweisungsspenden zu finden, von denen nur das Ausführungsdatum bekannt ist.
  • Informationen aus dem Verwendungszweck werden automatisch erkannt und farblich hervorgehoben.
  • Innerhalb der Umsätze in der Bank-Sync-Funktion werden solche mit den Geschäftsvorfall-Codes (GVC) 188-197 nicht zum Import angeboten, sofern Sie keine Schuldner-IBAN besitzen. Dies sind Sammel-Umsätze, die mehrere Einzel-Umsätze beinhalten. In der Regel liefern die Banken diese Einzel-Umsätze ebenfalls, so dass wir diese im Bank-Sync natürlich aufführen. Diese Einzel-Umsätze können zwar auch den GVC 188-197 haben (dies ist abhängig von der Bank), haben aber eine Schuldner-IBAN und werden somit zum Import angeboten. Die konkreten Bezeichnungen der GVC können von Bank zu Bank unterschiedlich sein. Falls Sie eine Liste der GVC benötigen, dann wenden Sie sich bitte unmittelbar an Ihre Bank.

Diese Funktion ist in aktuellen Varianten mit FundraisingBox CRM buchbar. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.

Hinweis: Sollte Ihr User nicht den Inhabenden-Status haben, so muss das Nutzer*innen-Recht, den Bank Sync sehen zu können, erst für Sie freigeschaltet werden.

Wichtig: Es kann vorkommen, dass Umsätze in der "Noch nicht importiert"-Liste der Bank-Sync-Funktion jeweils doppelt dargestellt werden. In diesem Fall ist die Ursache dafür, dass Ihre Bank einerseits die Umsatzdaten im CAMT53-Format (technisch aktuell) und im MT940-Format (technisch veraltet) bereitstellt. Zusätzlich liefert Ihre Bank die beiden Daten nicht zum gleichen Tag/Datum. So kann Ihre FundraisingBox nicht entscheiden, ob es sich um bereits bekannte oder neue Umsätze handelt. Bitte wenden Sie sich an Ihre Bank und veranlassen Sie, dass die Daten nur im CAMT53-Format bereitgestellt werden.

Videoanleitung

Übersicht

  • Klicken Sie auf Payment  , wählen Sie Bank Sync und danach Listen aus. 
  • Sie finden hier direkt eine Übersicht der abgerufenen Transaktionen, die noch nicht importiert wurden.
  • Oben finden Sie weitere Reiter zu weiteren relevanten Bereiche:
    - Ignoriert 
    - Online-Transaktion gefunden
    - Importiert in die FundraisingBox 

    Hinweis: Sobald Transaktionen importiert wurden, finden Sie diese im Bereich "Transaktionen". Die Listen in der Bank-Sync-Funktion für "Ignoriert", "Online-Transaktion gefunden" und "Importiert in die FundraisingBox" können Sie 30 Tage lang einsehen. 

  • Bei den noch nicht importierten Transaktionen sehen Sie bei den entsprechenden Spalten die Informationen, die wir automatisch aus der Transaktion lesen könnten:
    - Valuta-Datum: Dieses Datum wird nach einem Import automatisch für das Getätigt-am-Datum sowie Eingegangen-am-Datum genutzt.
    - Absender: Wird von dem "Kontoinhaber"-Information genommen und für die Kontakt-Prüfung verwendet.
    - Betrag
    - IBAN
    - Verwendungszweck: Projekte und Spendenquittungswunsch werden von uns automatisch erkannt. Bei Bedarf können Sie weitere Information des Kontaktes vor dem Import ergänzen.
    - End-to-End ID: Wird im Verwendungszweck ausgegeben.
    - FundraisingBox Kontakt: Sollte ein oder mehrere Kontakte mit dem Namen und/oder IBAN bereits vorhanden sein, werden diese angezeigt.
  • In der Liste der ignorierten Transaktionen sehen Sie zusätzlich folgende Spalten:
    - Ignoriert am: Das Datum und die Uhrzeit, wann die Transaktion ignoriert wurde.
    - Ignoriert von: Der Name des Users, der/die die Transaktion ignoriert hat.
    -     Art: Hier wird angegeben, ob die Transaktion manuell oder automatisch ignoriert wurde.

Hinweis: In der Übersicht werden alle positiven Transaktionen angezeigt, die auf Ihrem Konto eingehen, sowie zusätzlich gefiltert um die von uns direkt erkannten Online Transaktionen (diese werden nicht zum Import angeboten).
Payouts von PayPal und/oder Stripe sowie Überweisungen von Guthaben sind daher auch positive Kontobewegungen und erscheinen daher ebenfalls. Diese sollten grundsätzlich nicht importiert, sondern ignoriert werden, da dies keine Spenden sind.

Verwendungszweckanalyse

  1. Erkennen wir eindeutige Informationen im Verwendungszweck, werden diese grünmarkiert.
    1. Projekte: Ist der Projektname oder die Projekt-ID (zu finden unter Konfiguration -> Projekte) identisch, wird diese automatisch im entsprechenden Feld übernommen.
    2. Spendenquittungswunsch: Begriffe wie "Quittung", "Beleg", "Nachweis", "Bescheinigung” und viele weitere werden automatisch erkannt und übernommen. Auch Angaben wie "keine Spendenquittung" werden berücksichtigt, sowie der gewünschte Zeitpunkt z. B. "Jahresende", "Sammelquittung", "Sammelbesch" und ähnliches.
  2. Informationen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden orange markiert.
    1. Spendenquittungswunsch: Wird im Verwendungszweck ein "nicht" erkannt, können Sie den Wert interpretieren und den entsprechenden manuell korrekt setzen. Ein Beispiel hierfür wäre: "Spendenquittung nicht vergessen" oder "Spendenquittung nicht erwünscht".
    2. E-Mail Adresse: E-Mail-Adressen werden anhand des Aufbaus ".com" oder ".de" usw. erkannt. Banken erlauben jedoch kein @-Symbol im Verwendungszweck, daher setzen wir das fehlende Sonderzeichen an der von uns vermuteten Stelle ein. Bitte überprüfen und korrigieren Sie die erfassten Daten vor dem Import manuell.

Erkennung von Kontakten

  1. Kontakte werden grundsätzlich anhand von folgenden Kriterien automatisch erkannt:
    1. Name stimmt überein (in den Bankdaten ist keine Anrede enthalten, daher kann nur der Vor- und Nachname überprüft werden.)
    2. IBAN stimmt überein (unabhängig von dem Namen, d. h. es wird anhand der IBAN eine Zuordnung gefunden)
  2. Welcher Fall bei dem Kontakt zutrifft, erkennen Sie anhand des grünen oder gelben Icons bzw. wenn Sie darüber mit Ihrer Maus fahren:
  3. Sollte mehrere Kontakte erkannt werden, (weil z. B. mehrere Kontakte den gleichen Namen haben), werden alle passenden Kontakte bei der Transaktion angezeigt, solange diese die gleiche "Gewichtung" haben. 
  4. Falls ein Kontakt eine höhere Gewichtung hat (gleiche IBAN hat eine höhere Gewichtung als nur gleicher Name), wird nur dieser Kontakt angezeigt. 

Wenn mehrere Kontakte die gleiche IBAN haben, tauchen diese bei der Transaktion auf. In dem Fall können Sie die Kontakte entsprechend überprüfen, da es sich evtl. um Duplikate handelt. 

Tipp: Durch diese Anzeige können Sie Kontakt-Duplikate vermeiden bzw. schneller erkennen, ob eine Transaktion vorab bearbeitet werden muss, da Transaktionen mit mehreren Kontaktvorschlägen nicht direkt importiert werden können.

Automatisch erkannte Online-Transaktionen

  1. Wir erkennen alle FundraisingBox Transaktionen für den Bank Sync, wenn diese eine FB-T-ID (eine von uns vergebene und eindeutige Transaktions-ID) im Verwendungszweck beinhalten. Dies ist z.B. bei der Wikando Lastschrift oder bei Klarna die Regel.
  2. Um Duplikate von Transaktionen zu vermeiden, werden diese Transaktionen automatisch unter Online-Transaktion gefunden dargestellt.
  3. Hierzu wird die sogenannte End-to-End-ID von der Bank bei der entsprechenden Transaktion stehen, damit Sie schnell nachvollziehen können, warum diese Bank Transaktion automatisch zugeordnet wurde. Bei Wikando Lastschrift Transaktionen wird die FB-T-Nummer in die End-to-End-ID geschrieben, sodass Sie bei Bedarf die genaue Transaktion aus der FundraisingBox erkennen können. Zu finden ist die End-to-End-ID im Verwendungszweck.
Tipp: Um Ihre Arbeit zu erleichtern, empfehlen wir die Umstellung auf Wikando Lastschrift, falls Sie bisher eine andere Lastschrift im Formular nutzen.

Transaktionen ignorieren

Wenn Sie z. B. ein allgemeines Konto statt ein reines Spendenkonto mit der FundraisingBox verknüpfen, kann es sein, dass andere Transaktionen als Spenden beim Bank Sync auftauchen. Damit Sie Transaktionen, die keine Spende sind, nicht versehentlich importieren, gibt es die Möglichkeit, bestimmte Transaktionen manuell zu ignorieren. Sie können auch wiederkehrende Transaktionen, wie zum Beispiel Auszahlungen von Payment-Anbietern wie PayPal oder Stripe, automatisch ignorieren.

Tipp: Wir empfehlen, alle Transaktionen, die keine Spenden sind, zu ignorieren.


Hinweis: Transaktionen, die ignoriert wurden, können bis zu 30 Tage lang noch importiert werden.

Manuell

  1. Klicken Sie in der Liste der noch nicht importieren Transaktionen auf den Dropdown-Pfeil  neben der Transaktion und wählen ignorieren aus.
  2. Wenn Sie mehrere Transaktionen ignorieren möchten, wählen Sie zunächst die Transaktionen aus.
  3. Klicken Sie dann auf Aktion wählen  und wählen Sie anschließend ignorieren aus. 
  4. Ignorierte Transaktionen verschwinden anschließend aus dem noch nicht importiert Bereich und werden in der ignoriert Liste angezeigt.

Automatisch

  1. Klicken Sie in der Liste der noch nicht importieren Transaktionen auf den Dropdown-Pfeil  neben der Transaktion und wählen IBAN dauerhaft ignorieren aus.
  2. Wenn Sie mehrere Transaktionen ignorieren möchten, wählen Sie zunächst die Transaktionen aus.
  3. Klicken dann auf Aktion wählen  und wählen Sie anschließend IBAN dauerhaft ignorieren aus. 
  4. Ignorierte Transaktionen verschwinden anschließend aus dem Noch nicht importiert Bereich und werden in der Ignoriert-Liste angezeigt.
  5. Eine Übersicht der ignorierten IBAN finden Sie unter unter Payment  im Bereich Bank Sync unter Einstellungen.
  6. Möchten Sie zukünftige neue Transaktionen von einer bestimmten IBAN nicht mehr ignorieren, klicken Sie in den Bank Sync Einstellungen auf Dropdown-Pfeil  neben der IBAN und wählen IBAN nicht mehr automatisch ignorieren aus.

Ignorierte Transaktionen importieren

Sie können ignorierte Transaktionen, wenn diese zum Beispiel versehentlich ignoriert wurden, dennoch importieren.

  1. Klicken Sie unter Payment  im Bereich Bank Sync unter Listen auf den Reiter Ignoriert.
  2. Klicken Sie in der Liste der ignorierten Transaktionen auf den Dropdown-Pfeil  neben der Transaktion und wählen nicht mehr ignorieren aus.
  3. Die Transaktionen werden nun wieder in der Liste der noch nicht importierten Transaktionen angezeigt und können von dort bearbeitet und importiert oder direkt importiert werden.
Tipp: Prüfen Sie in den Bank Sync Einstellungen die Liste der automatisch ignorierten IBANs, wenn Transaktionen von einem bestimmten Absender nicht mehr automatisch ignoriert werden sollen.

Transaktion bearbeiten und importieren

Transaktionen können vor der Übernahme in die FundraisingBox bearbeitet werden. Somit haben Sie z. B. die Möglichkeit, die Adresse aus dem Verwendungszweck beim Kontakt zu übernehmen oder den passenden Kontakt auszusuchen.

Tipp: Das System merkt sich dabei die zuletzt gemachten Import-Angaben. So müssen Sie häufig wiederkehrende Felder mit dem selben Inhalt nicht jedes mal neu auswählen, um beispielsweise den Spendenquittungswunsch zu berücksichtigen.

Einzelne Transaktion

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  neben der zu bearbeitenden Transaktion und wählen bearbeiten und importieren aus. 
  2. In dem Bereich Transaktion bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, eigene Quellen und Zahlungsweisen sowie Projekt und den Spendenquittungswunsch auszuwählen.
  3. Automatisch erkannte Daten im Verwendungszweck werden entsprechend eingefärbt und im Bereich Über Analyse gefundene Daten aufgelistet.
    1. Eindeutig identifizierte Daten werden grün angezeigt, automatisch in das passende Feld gesetzt und das Label des Feldes grün gefärbt.
    2. Nicht eindeutig erkannte Daten im Verwendungszweck werden orange markiert und nicht automatisch in das jeweilige Feld übernommen. Dies können Sie über mit einem Klick auf Daten übernehmen manuell durchführen.
  4. In dem Bereich Kontakt haben Sie, abhängig von der Transaktion und evtl. bereits gefundenen Kontakten, verschiedene Möglichkeiten:
    - Gefundenen Kontakt auswählen: Wenn mindestens einen Kontakt für die Transaktion gefunden wurde, können Sie den passenden Kontakt hier auswählen und bei Bedarf direkt ergänzen.
    - Neuen Kontakt anlegen: Wenn kein Kontakt gefunden wurde oder keine der gefundenen Kontakte richtig sind, können Sie hier direkt einen neuen FundraisingBox-Kontakt beim Import anlegen.
    - In den FundraisingBox Kontakten suchen: Hier können Sie anhand des Namen nach bestehenden FundraisingBox-Kontakten suchen, die evtl. nicht automatisch erkannt werden konnten.
  5. Bei dem Kontakt können Sie auch unten auf weitere Felder zum Bearbeiten hinzufügen klicken, um z. B. benutzerdefinierte Kontakt-Felder oder Kontakt-Tags zu setzen.
  6. Nachdem Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie anschließend auf Transaktion importieren .   
  7. Sofern im Verwendungszweck eindeutig identifizierbare Werte erkannt wurden, bestätigten Sie bitte deren automatische Übernahme.

Mehrere Transaktionen

  1. Wählen Sie die zu bearbeitenden Transaktionen aus.
  2. Klicken Sie dann auf Aktion wählen  und wählen Sie bearbeiten und importieren aus.
  3. Fügen Sie die zu bearbeitenden Felder hinzu (Informationen zu den Bearbeitungsoptionen entnehmen Sie bitte der oben stehenden Bearbeitung von einzelnen Transaktionen).
  4. Bereits vorhandene Werte werden mit den neuen ersetzt (leere Felder bedeuten, dass die Werte aus diesen Feldern gelöscht werden).
  5. Möchten Sie Werte aus einem Feld löschen, fügen Sie dieses in der Bearbeitung hinzu und lassen es leer.
  6. Nachdem Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie anschließend auf speichern und importieren.
Hinweis: Transaktionen ohne eindeutigen Kontakt werden nicht bearbeitet oder importiert und verbleiben in der Liste zur weiteren Bearbeitung. Gibt es noch keinen Kontaktvorschlag, wird beim Import aus dem Namen des/der Kontoinhaber*in ein Kontakt mit Vor- und Nachnamen erstellt, den Sie anschließend manuell kontrollieren und anpassen können.
Nicht eindeutig erkannte Informationen aus der Verwendungszweck (orange markiert) werden nicht automatisch in die entsprechenden Felder übernommen. Bitte ergänzen Sie die Werte nach dem Import manuell.


Tipp: In der Liste der noch nicht importierten Transaktionen ist eine Spalte mit der Bezeichnung "Geschäftsvorfallcode" enthalten. Dem Code wird nach Möglichkeit automatisch die entsprechende Bezeichnung zugeordnet. Diese Daten entstammen ebenfalls aus den elektronischen Umsätzen Ihres Kontos. Die Codes und Bezeichnungen sind jedoch nicht genormt, und es kann möglicherweise vorkommen, dass die Zuordnung nicht wie erwartet funktioniert. Die Zuordnungstabelle kann auf Anfrage gegebenenfalls angepasst und erweitert werden.

Transaktion ohne Änderung importieren

  1. Wenn eine gefundene Transaktion bereits dem passenden Kontakt zugeordnet wird und Sie keine weiteren Anpassungen vornehmen möchten (z. B. Projekt hinzufügen), können Sie die Transaktion direkt importieren. 
  2. Klicken Sie hierzu einfach auf den Dropdown-Pfeil  neben der Transaktion und wählen importieren aus.
  3. Möchten Sie mehrere Transaktionen importieren, wählen Sie diese aus und klicken auf Aktion wählen .
  4. Dort klicken Sie auf bearbeiten und importieren.
Tipp: Diese Transaktionen finden Sie anschließend im Bank Sync unter "Importiert in die FundraisingBox", wo sie 30 Tage lang gespeichert werden. Die ursprünglichen Informationen von der Überweisung, wie z. B. Verwendungszweck, sind stets bei der Transaktion gespeichert, falls diese nachträglich bearbeitet werden müssen. Eindeutig identifizierte Daten aus dem Verwendungszweck werden dabei automatisch übernommen.

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