Konfiguration des Spendenportals & Tipps zur Nutzung

INHALTSVERZEICHNIS

• Was ist das Spendenportal und was kann es?
• Voraussetzungen
• Einrichtung in wenigen Schritten
  • Erst-Einrichtung
  • Konfiguration (nachträglich oder fortwährend)
    • Einstellungen
    • Design
    • Link zum Spendenportal kopieren
    • Änderungen speichern
  • Spendenportal Link an selbst-definierten Orten veröffentlichen
• Tipps zur Kommunikation Ihres Spendenportal-Links
• Umgang mit Fehlern oder bei Fragen von Spender*innen
  • E-Mail kommt nicht bei Unterstützer*in an

Mit dem Spendenportal entlasten Sie Ihr Spenden-Betreuungs- und Verwaltungs-Team spürbar: Ihre Unterstützer*innen verwalten ihre eigenen Daten (z.B. Umzug oder Heirat) – einfach und sicher auf einer mobil-optimierten Webseite. So bleibt mehr Zeit für Fundraising statt manueller Verwaltung.

Was ist das Spendenportal und was kann es?

• Eine App‑ähnliche Plattform (= mobil-optimierte Webseite), auf der Ihre Unterstützer*innen:
  • Stammdaten eigenständig ändern, wie z.B. E‑Mail-Adresse, Anschrift, Namen, etc
  • Daueraufträge anpassen: Veränderung des Betrages, Rhythmus anpassen, Pausierung oder Kündigung
  • Spendenhistorie einsehen
  • (bereits erstellte) Spendenquittungen herunterladen (als PDF)
  • Zum Spendenformular gelangen
  • Ihnen eine Nachricht senden können
• Das Spendenportal ist optisch an die Design-Vorgaben Ihrer Organisation anpassbar (Farben, Schrift, Design), mobil-optimiert sowie DSGVO-konform
• Der Login erfolgt für Spendende ohne Passwort, dank eines individuellem & zeitlich begrenztem Magic-Links nach der Angabe der E‑Mailadresse des Kontakts
• Transparenz: Die Änderungen durch Spendende werden in Form einer zweisprachigen Notiz am Kontakt nachvollziehbar gemacht und können so auch durchsucht werden, hier am Beispiel einer Telefonnummern Änderung sowie Erhöhung des Dauerauftrags-Betrages:
  
  
  
• Zukünftig wird es weitere Funktionen geben, die Ihnen noch mehr Freiheiten und individuelle Handhabung des Spendenportals ermöglichen.

Voraussetzungen

1. Einen aktuellsten FundraisingBox CRM Vertrag - bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne.
2. Einen eingerichteten E-Mailservice (siehe: E-Mail Versand einrichten und Absender-Adressen aktivieren)

Einrichtung in wenigen Schritten

Erst-Einrichtung

1. Hinweis: Sie sehen diesen Menüpunkt nur, wenn Ihr Account die o.g. Voraussetzungen erfolgt und Ihr Login das Nutzerrecht auf "Konfiguration > Spendenportal" hat; bitte lassen Sie dies von der*dem Accountinhaber*in prüfen (im Standard hat nur der Inhaber*innen-Login dieses Recht!)
2. Klicken Sie auf Konfiguration > Spendenportal
   
3. Folgen Sie den Schritten der Erst-Einrichtung (hierfür benötigen Sie u.a. Ihr Organisations-Logo)
   
   • Schritt 1: Allgemein
     • Portalzugang:
       • Hier legen Sie fest, über welchen Link Ihr Spendenportal später aufrufbar sein wird - wählen Sie hier eine passende URL aus
         
     • Organisations-Logo:
       • Upload Ihres Logos (wird auf dem Spendenportal oben links angezeigt)
   • Schritt 2: Login
     • Absenderadresse für die Loginmail
       • Hier legen Sie fest, von welcher Adresse die E-Mail mit dem Magic Link zum Login an die Spendende geht. Die Auswahl muss vorab unter Konfiguration > E-Mail > Absende-Adressen erfolgt sein und das Dropdown zeigt diese:
         
   • Schritt 3: Externe Links
     • Organisations- und Spendenwebsite:
       • Hier wählen Sie die Verlinkung zu Ihrer Haupt-Webseite sowie zu den Spendenformular-Seiten:
         
       • Falls Sie z.B. keinen separaten Link für "Englisch" haben, verwenden Sie den gleichen Link, wie bei "Deutsch"
   • Schritt 4: Zusammenfassung
     • Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Eingaben wie gewünscht sind oder gehen Sie zurück, um diese zu verändern
     • Am Ende klicken Sie auf "Aktivieren", um die Erst-Einrichtung abzuschließen.
       • Sie können die Eingaben später in der Konfiguration jederzeit anpassen.

Konfiguration (nachträglich oder fortwährend)

• Einstellungen

  • Hier können Sie die verschiedenen Angaben (z.B. Links) jederzeit verändern

• Design

  • Hier finden Sie alle Einstellungen rund um das Aussehen und Design Ihres Spendenportals

• Link zum Spendenportal kopieren

  • Hier können Sie mit einem Klick Ihren Spendenportal-Link kopieren und an den gewünschten Kommunikations-Stellen einfügen

• Änderungen speichern

  • nicht vergessen :-)

Spendenportal Link an selbst-definierten Orten veröffentlichen

• Nach der Einrichtung kann das Spendenportal mit einem eigenen CRM Test-Kontakt getestet (Empfehlung) und anschließend (z.B. an eine von Ihnen ausgewählte Test-Gruppe) kommuniziert werden (durch Einfügen Ihres individuellen Spendenportal-Links)

Tipps zur Kommunikation Ihres Spendenportal-Links

Sie haben in der Hand, wo Ihr individueller Link von Ihnen veröffentlicht oder beworben wird, damit er von möglichst vielen Unterstützer*innen genutzt wird.
Anbei ein paar Ideen zur Platzierung:

• Eigene Ankündigungs-Kampagne, dass Ihre Organisation jetzt das Spendenportal nutzt (z.B. per Newsletter, Social Media, usw)
• Website-Footer
• Dankes-Mail
• sämtliche E-Mail Templates (z.B. auch bei Spendenaktionen)
• Newsletter (z.B. Footer)
• In Projekt-Kampagnen-Briefen als "PS:"

Kommunikations-Tipps:

• Machen Sie deutlich, welchen Mehrwert die Nutzung des Portals hat, z.B.
  • "schnelle und unkomplizierte Anpassung Ihrer Daten bei Umzug und Übersicht Ihrer Unterstützung - auch von unterwegs"

Umgang mit Fehlern oder bei Fragen von Spender*innen

E-Mail kommt nicht bei Unterstützer*in an

• Das Spendenportal versendet nur dann eine E-Mail, wenn die E-Mailadresse eindeutig zu einem CRM Kontakt Ihrer FundraisingBox zugeordnet werden kann
  • wenn eine E-Mailadresse nicht existiert oder mehreren CRM Kontakten zugeordnet ist, wird keine E-Mail verschickt
• Falls dies nicht die Ursache ist, prüfen Sie bitte Ihren eigenen E-Mailserver, ob die E-Mail dort in den Versand gegangen ist (dies müssen Sie außerhalb der FundraisingBox, direkt auf dem Mailserver selbst prüfen)
• Die E-Mail könnte im Spam-Ordner sein