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Workflows erstellen und bearbeiten

Geändert am: Mo, 12 Mai, 2025 um 4:44 NACHMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie FundraisingBox Workflows anlegen, bearbeiten und die entsprechenden Protokolle einsehen.

Gut zu wissen

  • Die Workflows können eingesetzt werden, um basierend auf einem Auslöser bestimmte Aktionen auszuführen. Beispielsweise können Sie automatisiert einem Spendenden zum Geburtstag gratulieren oder einen besonderen Dank bei einer Großspende verschicken.
  • Über den Status eines Workflows können Sie den Zustand eines Workflows steuern. So können Sie z.B. den besonderen Dank für eine Großspende pausieren oder eine bestimmte Konfiguration eines Workflow testen.
  • Im Protokoll können Sie die ausgeführten Workflows und weitere Details einsehen.

Hinweis: Die Workflows können nur genutzt werden, wenn Sie CRM gebucht haben. Eine gesonderte Aktivierung der Workflows ist dann nicht mehr notwendig.

Workflow einrichten

Hier erfahren Sie zunächst, wie Workflows grundsätzlich eingerichtet werden. In den einzelnen Unterkapiteln werden die verschiedenen Schritte genauer erklärt. 

  1. Öffnen Sie auf der linken Seite den Bereich Workflows Workflows-Symbol und dann den Unterbereich Übersicht.
  2. Wählen Sie oben rechts "Neuen Workflow anlegen"  oder wählen Sie einen Auslöser auf der Übersichtsseite. Wenn Sie einen Auslöser direkt von der Übersichtsseite wählen, dann wäre der Auslöser im nächsten Bearbeitungsschritt vorausgewählt. Für die meisten Auslöser können Sie optionale Filter (z.B. Zahlungsweise und Zahlungsrhytmus) einsetzen, um die Auswahl weiter einzugrenzen.
  3. Vergeben Sie einen Namen zur internen Zuordnung.
  4. Setzen Sie den Status der Workflow (Aktiv, Pausiert, Test).
  5. Bestimmen Sie, wann die erste Ausführung stattfinden soll.
  6. Klicken Sie anschließend oben rechts auf speichern. Sofern der Status des Workflows auf “Aktiv” gestellt ist, wartet diese nun auf das Eintreten der Auslöser-Kriterien und löst dann die eingerichtete Aktion aus.
  7. In der Übersicht sehen Sie nun den zuvor erstellte Workflow.

Der Status der Workflows lässt sich unterteilen in:

  • Aktiv Aktiv-Status: Die Workflows sind aktiv und die Aktionen werden ausgeführt.
  • Pausiert Pausiert--Status: Die Workflows sind pausiert und die Aktionen werden nicht ausgeführt.
  • Test Test--Status: Auslöser und Aktion können konfiguriert werden. Es werden Protokoll-Einträge generiert. Dabei findet jedoch keine Aktion (z.B. E-Mail-Versand) statt.

Auslöser auswählen

In der FundraisingBox stehen Ihnen verschiedene Auslöser zur Verfügung, die eine bestimmte Aktion anstoßen:

Spender*innenbindung stärken

  1. Geburtstag: Dieser Auslöser wird durch Geburtstage Ihrer CRM-Kontakte ausgelöst. Dabei kann eingestellt werden, dass der Auslöser am Tag des Geburtstags oder bis zu vier Wochen vorher ausgelöst werden soll. Die Aktion wird am ausgewählten Tag um ca. 9:45 Uhr ausgelöst. 
    • Beispiel: Ein Kontakt hat am 4. Januar Geburtstag. Es besteht ein “Geburtstag”-Workflow, der eine E-Mail versendet. Wenn z.B. für den Auslöser “in 3 Tagen” eingestellt wird, dann wird die Geburtstagsnachricht am 1. Januar an die E-Mail-Adresse des Kontaktes versendet.
    • Verfügbare, optionale Filter:  Tags
  2. Spendeneingang: Bis zu 365 Tage nach der Tätigung einer neuen Spende kann dieser Auslöser eine Aktion anstoßen. Die Aktion wird am ausgewählten Tag um ca. 10:00 Uhr ausgelöst.
  3. Spendenbetrag (z.B. für Großspenden): Sie können eingehende Transaktionen anhand des gewählten Spendenbetrags unterscheiden. Optional können Sie eine Obergrenze einfügen, die dann bereits ausgeschlossen wird (exklusiver Filter). Die Aktion wird ausgelöst, sobald die Kriterien zutreffen. Der Betrag ist als  Währungsbetrag einzugeben, also eine Zahl mit maximal 2 Nachkommastellen. Sie können z.B. "100" oder "1000" eingeben. Falls eingegeben, wird "." oder "," als das Dezimal-Trennzeichen erkannt (Vorsicht: Eingabe "1.500" würde daher nach dem Speichern zu "1,50" werden!)
  4. Spendenhäufigkeit: Dieser Auslöser löst für Unterstützer*innen anhand der Anzahl der Spenden (1-10) in den letzten 1-12 Monaten aus. Die Aktion wird am ausgewählten Tag um ca. 8:30 Uhr ausgelöst.
  5. Neuer Dauerauftrag: Wenn von Ihren Spender*innen eine Transaktion mit einem wiederkehrenden Rhythmus (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) getätigt wird, dann wird die gewählte Aktion unmittelbar ausgelöst. Die Aktion wird am ausgewählten Tag um ca. 11:15 Uhr ausgelöst.
  6. Dauerauftrag Jubiläum: Zum Jubiläum eines Dauerauftrages löst dieser Auslöser nach 1, 2, 3, 4, 5, 10, 15, (...) oder gar bis zu 50 Jahre nach dem Start einer Dauerspende aus. Die Aktion wird am ausgewählten Tag um ca. 11:15 Uhr ausgelöst.

Interne Prozesse automatisieren

  1. Kreditkarte läuft ab: Wenn eine Kreditkarte eines aktiven Dauerauftrags Ihrer Spender*innen abläuft, können Sie bspw. mit diesem Auslöser rechtzeitig eine E-Mail versenden oder sich intern eine Aufgabe erstellen lassen. Dabei können Sie die verbleibenden Tage (7 Tage, 14 Tage oder 28 Tage) bis zum Ablaufdatum auswählen.  Die Aktion wird um ca. 11 Uhr ausgeführt.
  2. Rückbuchung: Wird eine Spende über eine System-Zahlungsweise zurückgebucht (Status der Transaktion wechselt auf "zurückgebucht"), löst dieser Auslöser aus und ermöglicht die Ausführung einer Aktion.
  3. Zeitintervall: Bei diesem Auslöser können Sie ein Zeitintervall (z.B. 2 Tage, 3 Tage oder 7 Tage) einrichten, um eine bestimmte Aktion anzustoßen. Die Aktion wird um ca. 8 Uhr ausgeführt, wenn das definierte Zeitintervall seit dem vorherigen Auslösen vergangen ist.
    • Keine verfügbaren Filter

optionale Filter anwenden

Für bestimmte Auslöser können Sie unterschiedliche, optionale Filter verwenden, um den Auslöser weiter einzugrenzen. Dabei können Sie auch mehrere Filter miteinander kombinieren:

  • Zahlungsweisen: Hier können Sie die in Ihrer FundraisingBox aktivierten Zahlungsweisen auswählen. Mit diesem Filter können Sie z.B. eine automatische Aufgabe nach dem Eingang einer Spende mit einer bestimmten Zahlungsweise anlegen.
  • Zahlungsrhythmus: Hier können Sie die folgenden Intervalle auswählen:
    • einmalig
    • monatlich
    • vierteljährlich
    • halbjährlich
    • jährlich
  • Formulare: Hier können Sie die in Ihrer FundraisingBox aktiven Formulare auswählen.
  • Projekte: Mit diesem Filter können Sie nach den angelegten Projekten in Ihrer FundraisingBox filtern. So können Sie bspw. über den Status eines Projekts informieren, wenn eine Projektspende getätigt wurde.
  • Tag: Dieser Filter ermöglicht eine präzise Segmentierung anhand der vergebenen manuellen Tags Ihrer FundraisingBox CRM-Kontakte.

Aktion erstellen

Tipp: Wenn E-Mails via Workflows aus Ihrer FundraisingBox heraus verschickt werden sollen, dann muss eine E-Mail-Erweiterung aktiviert sein! Ohne E-Mail-Erweiterung können Sie keine Absende-Adressen anlegen, und ohne Absende-Adressen kann keine Aktion konfiguriert werden!

Hinweis: Die E-Mails der Workflows sind nur für die jeweiligen Kontakte gedacht und enthalten üblicherweise nur Informationen für diese Personen. Deshalb wird hier ein gegebenenfalls nicht vorhandener Double-Opt-In nicht berüchsichtigt; die Workflow-E-Mails werden in jedem Fall versendet.

Nachdem Sie einen Auslöser gewählt haben, können Sie eine bzw. mehrere Aktionen definieren. In der FundraisingBox stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

  • E-Mail versenden
    1. Klicken Sie auf “Aktion hinzufügen” und wählen Sie “E-Mail versenden”.
    2. Bei der*die Empfänger*in können Sie zwischen “Unterstützer*in” und “FundraisingBox-Nutzer*in” wählen. 
    3. Anschließend wählen Sie das entsprechende E-Mail-Template aus. Dieses Template können Sie vorher konfigurieren.
    4. Vergeben Sie eine entsprechende Absende-Adresse für die E-Mails. Sie können auch eine neue Absende-Adresse konfigurieren.
    5. Falls Sie bei Empfänger*in ein*e FundraisingBox-Nutzer*in gewählt haben, können Sie die E-Mail-Adresse des*der entsprechenden Nutzer*in auswählen.
  • Aufgabe erstellen
  1. Klicken Sie auf “Aktion hinzufügen” und wählen Sie “Aufgabe erstellen”.
  2. Im ersten Feld beschreiben Sie die Aufgabe. Dieser Text wird dann als Aufgabe erstellt.
  3. Bei "Verantwortlich" können Sie den*die verantwortliche FundraisingBox-Nutzer*in auswählen. Wenn Sie eine Aufgabe für mehrere Nutzer*innen erstellen wollen, dann müssen Sie auch mehrere Aktionen anlegen.
  4. Anschließend können Sie den Fälligkeitszeitpunkt nach dem Auslösen des Workflows einstellen.
  • Tag setzen
    1. Klicken Sie auf “Aktion hinzufügen” und wählen Sie “Tag setzen”.
    2. Anschließend können Sie ein zuvor angelegtes Tag aus der Liste auswählen. Wenn Sie ein neues Tag vergeben möchten, dann müssen Sie vorher ein Tag anlegen.

Angelegte Workflows bearbeiten

Hinweis: Sie können ein Workflow nur bearbeiten, wenn Sie über das entsprechende Recht verfügen.

In der Übersicht der Workflows finden Sie oberhalb der Auslöser-Auswahl eine Tabelle aller angelegten Workflows. Diese Tabelle beinhaltet folgende Spalten:

Ein Workflow können Sie über den “Pfeil-nach-unten”-Knopf  bearbeiten. Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Bearbeiten: Bereits erstellte Konfiguration bearbeiten
  • Test-Modus: Für den betreffenden Workflow den Test-Status vergeben
  • Pausieren: Den betreffenden Workflow pausieren 
  • Aktivieren: Den betreffenden Workflow aktivieren
  • Protokoll ansehen: Das Protokoll des betreffenden Workflows einsehen
  • Löschen: Den betreffenden Workflow löschen

Tipp: Gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden! Wenn ein Workflow gelöscht wird, bleiben deren Protokolleinträge jedoch erhalten.

Protokoll einsehen

Im Bereich Workflows und dann im Unterbereich Protokoll in Ihrer FundraisingBox können Sie die ausgeführten Workflows und weitere Details in einer Tabelle einsehen. Diese Tabelle beinhaltet folgende Spalten:

  • Name
  • Aktion
  • Ausführung: Datum und Uhrzeit der Ausführung
  • Status 

Der Status lässt sich unterteilen in:

  • Erfolgreich: Der Workflow konnte erfolgreich ausgeführt werden.
  • Nicht ausführbar: Der Workflow konnte nicht erfolgreich ausgeführt werden. Beispielsweise ist ein Workflow nicht ausführbar, wenn eine E-Mail an eine*n FundraisingBox-Nutzer*in geschickt wird, der*die zwischenzeitlich gelöscht wurde.
  • Test: Der Protokoll-Eintrag wurde erstellt, während der betreffende Workflow den “Test”-Status hatte. Wie oben beschrieben wird aber keinerlei Aktion ausgelöst. Der Protokoll-Eintrag dient lediglich Test-Zwecken.
  • Fehlgeschlagen: Bei der Ausführung des Workflows ist es – gegebenenfalls teilweise – zu einem technischen Fehler gekommen.

Durch den Klick auf einen bestimmten Eintrag im Protokoll der Workflows können Sie weitere Details zur ausgeführten Workflow einsehen: 

  • Workflow Name: Vergebener Name in der Konfiguration der Workflows
  • Aktion: Ausgeführte Aktion
  • Ausführung: Datum der letzten Ausführung
  • Status: erfolgreich, nicht ausführbar, Test oder fehlgeschlagen
  • Auslöser-Konfiguration: Bedingungen, die den Workflow ausgelöst haben
  • Filter: Verwendete, optionale Filter
  • Weitere Informationen: Verlinkung auf das auslösende Objekt (z.B. Kontakt, Dauerauftrag oder Transaktion)
  • Fehler: Falls z.B. eine Aktion nicht durchgeführt werden konnte, dann wird hier der Fehler konkretisiert
  • Tag: Verwendetes Tag bei "Tag setzen" als Aktion
  • E-Mail-Adressen: Verwendete Adresse bei “E-Mail versenden” als Aktion
  • E-Mail-Template: Verwendetes E-Mail-Template bei “E-Mail versenden” als Aktion

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