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Salesforce und FundraisingBox verbinden und gemeinsam nutzen

Geändert am: Fr, 30 Aug, 2024 um 5:18 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Salesforce-CRM-Instanz mit Ihrer FundraisingBox-Instanz verbinden und verwenden können.

Gut zu wissen

  • Salesforce ist eine führende Customer-Relationship-Management-Plattform (CRM), die Ihnen dabei hilft, Ihre Beziehungen zu Spendern, Unterstützern und anderen Stakeholdern zu verwalten und zu stärken.
  • Durch die Integration mit Ihrer FundraisingBox-Instanz können Sie Ihre Online-Spenden effizient verfolgen und verwalten, was eine nahtlose Verbindung zwischen Transaktionen und der Spenderdatenbank ermöglicht.
  • Salesforce bietet Tools zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessen, was den Verwaltungsaufwand reduziert und es Ihnen als Organisation ermöglicht, sich stärker auf ihre Mission zu konzentrieren.
  • Mit Salesforce können Sie detaillierte Berichte und Analysen erstellen, um den Erfolg Ihrer Fundraising-Kampagnen zu messen und datengetriebene Entscheidungen zu treffen.
  • Salesforce ist hochgradig anpassbar und skalierbar, sodass Sie Ihre CRM-Lösung entsprechend Ihrer wachsenden Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen gestalten können.

Tipp: Im FundraisingBox-Salesforce-Kontext werden regelmäßig diverse Anpassungen vorgenommen. Dabei kann es viele offene Fragen geben. Bitte zögern Sie nicht, sich damit an unser Support-Team zu wenden. Dies gilt insbesondere bei der Frage, welches Salesforce-Produkt Sie benötigen! (Salesforce-Nonprofit-Success-Pack vs. Salesforce-Nonprofit-Cloud)

Was ist der Salesforce-Connector?

  • Der Salesforce-Connector ist eine technische Schnittstelle zwischen Ihrer Salesforce-Instanz und Ihrer FundraisingBox-Instanz.
  • Diese Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, automatisiert und sicher Daten Ihrer Spender*innen und die zugehörigen Transaktionen in Echtzeit zwischen beiden Systemen auszutauschen.
  • So ergänzen sich Ihre Salesforce-Instanz und Ihre FundraisingBox-Spendenformulare nahtlos.
  • Auch Transaktionen, die Sie per Bank Sync in Ihre FundraisingBox-Instanz importieren, werden automatisch an Ihre Salesforce-Instanz übertragen, wenn Sie dies wünschen.

Welches Salesforce-Produkt wird benötigt?

Hinweis: Folgende Informationen sind für das Nonprofit Success Pack (NPSP) von Salesforce gültig. Sollten sie die Nonprofit Cloud anbinden wollen, melden Sie sich bitte bei unserem Support.

  • Damit der Salesforce-Connector genutzt werden kann, benötigen Sie auf FundraisingBox-Seite einen Fundraise-Vertrag für Spendenformulare und/oder Spendenaktionen mit der aktuellen FundraisingBox-Version.
  • Falls Sie nicht die aktuelle Version verwenden, sehen Sie unter Account > Verträge einen entsprechenden Hinweis.
  • Zusätzlich benötigen Sie die Salesforce-Enterprise-Edition und das Salesforce-Nonprofit-Success-Pack (NPSP) oder die Salesforce-Nonprofit-Cloud (NPC).

Vorbereitung Ihrer Salesforce-Instanz für den CRM-Connector

Damit der Anschluss Ihrer Salesforce-Instanz in der Nonprofit-Success-Pack-Version (NPSP) gelingt, müssen vorab verschiedene Vorbereitungen getroffen werden. Bitte überprüfen Sie mit Ihrem Implementierungspartner folgende Punkte:

  1. Damit der Connector Ländernamen fehlerfrei aus Ihren FundraisingBox-Spendenformularen in Ihrer Salesforce-Instanz hinterlegen kann, empfehlen wir, vorab die Country-Picklist in Ihrer Salesforce-Instanz zu aktivieren.
  2. Die Installment Periods des Recurring-Objekts müssen analog zu den Dauerauftrags-Intervallen Ihrer FundraisingBox-Formulare den Werten Monthly/1, Quarterly/3, Biannually/6 und Annually/1 entsprechen. 
  3. Für das Opportunity-Objekt sollten unsere Standard-Stages Closed Won / Closed Lost / Pledged angelegt sein.
  4. Bitte prüfen Sie, ob der User-Account, den Ihre FundraisingBox-Instanz in Ihrer Salesforce-Instanz verwendet, Schreibrechte auf alle relevanten Objekte hat (Opportunities, Recurrings, Contacts, Accounts und Campaigns). Das Passwort dieses User-Accounts darf nicht ablaufen, da die Datenübertragung mit einem abgelaufenen Passwort nicht mehr funktionieren kann.

Installation der FundraisingBox Custom Objects / Custom Fields

Damit nach der Einrichtung Ihres Salesforce-Connectors die Verbindung zwischen Ihrer FundraisingBox-Instanz und Ihrer Salesforce-Instanz zeitnah genutzt werden kann, müssen vorab die FundraisingBox Custom-Objects und FundraisingBox Custom Fields installiert werden. 

Unsere Custom Objects umfassen:

  • Payment Details
  • SEPA-Mandate
  • FundraisingBox-Connector-Error

Bitte gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Laden Sie die vollständige Liste unserer Custom Objects und Custom Fields über den Store-Bereich in Ihrer FundraisingBox herunter (Store > Integrations > Salesforce-Connector).
  2. Installieren Sie die Custom Objects mit den entsprechenden Custom Fields in Ihrer Salesforce-Instanz per Installations-Package; Ihr Implementierungspartner kann hier bestmöglich unterstützen.
  3. An Layout, Berechtigungen und Picklist-Werten können nach Wunsch anschließend noch Anpassungen vorgenommen werden.

Mapping (für Salesforce Nonprofit Success Pack)

Alle Daten, die über Ihre FundraisingBox-Instanz erfasst werden, können auch in Ihre Salesforce-Instanz übertragen werden. Dies geschieht nach gewissen Regeln (dem sogenannten Mapping), sodass beispielsweise eine Projekt-ID aus Ihrer FundraisingBox-Instanz in ein bestimmtes Feld eines Ihrer Salesforce-Objekte geschrieben wird.

Unser Standard-Mapping des Salesforce-Connectors umfasst die folgenden Salesforce Objects:

  • Contact
  • Opportunity
  • Account
  • Household
  • Payment
  • Recurring Donation
  • Campaign

Tipp: Um unser vollständiges Standard-Mapping zu erhalten, laden Sie bitte die Tabelle über den Store-Bereich in Ihrer FundraisingBox herunter (unter Store > Integrations > Salesforce-Connector). Sollten Sie keinen Zugriff auf unseren Store-Bereich haben, sprechen Sie bitte die/den Inhaber/in Ihrer FundraisingBox-Instanz an.

Abwicklung von Wikando-Lastschrift-Transaktionen via Salesforce

  • Es ist möglich, Lastschrift-Transaktionen direkt in Ihrer Salesforce-Instanz anzulegen.
  • Diese werden dann automatisiert an Ihre FundraisingBox-Instanz übermittelt und per Wikando Lastschrift als Zahlungsweise ausgeführt.
  • Damit dieser vollautomatische Einzug über die Payment Cloud der FundraisingBox möglich wird, buchen Sie zunächst die Wikando Lastschrift.
  • Sobald Ihre Bank Ihr Bankkonto entsprechend eingerichtet hat, kann die Verwendung der Wikando Lastschrift auch in Verbindung mit Ihrer Salesforce-Instanz starten.

Hinweis: Damit der Einzug von Dauer- und Einzelspenden über die Wikando Lastschrift via Salesforce funktionieren kann, müssen die FundraisingBox-Payment-Details- und FundraisingBox-SEPA-Mandats-Objekte in Ihrer Salesforce-Instanz installiert sein. Dies kann Ihr Implementierungspartner in Zusammenarbeit mit uns für Sie vornehmen. 

Anlage von Dauerspenden (Recurrings) mit Wikando Lastschrift als Zahlungsweise

Bitte führen Sie folgende Schritte in Ihrer Salesforce-Instanz durch: 

  1. Bestehendes Recurring in Ihrer Salesforce-Instanz suchen oder ein neues Recurring erstellen; dabei werden mindestens folgende Informationen benötigt:
    • Amount (Betrag)
    • Installment Period (Intervall/Rhythmus des Einzugs)
    • Wikando Lastschrift als Payment Method auswählen
    • Date Established / Next Donation Date setzen, falls die Zahlung nicht sofort ausgelöst werden soll, sondern in der Zukunft liegt     
  2. Account/Kontakt auswählen oder anlegen 
  3. Payment Details auswählen oder anlegen; dabei werden mindestens folgende Informationen benötigt:
    • Holder Name 
    • IBAN
  4. Speichern

Hinweis: Das SEPA-Mandat zur Spende wird in Ihrer FundraisingBox-Instanz erstellt, bei der ersten Zahlung automatisch an Ihre Salesforce-Instanz übertragen und mit Ihrem Recurring-Objekt verknüpft.

Neue Bankverbindung:

  • Im Falle einer neuen Bankverbindung einer spendenden Person darf das bestehende Payment-Details-Objekt nicht bearbeitet werden!
  • Stattdessen müssen neue Payment Details angelegt und mit dem entsprechenden Recurring verknüpft werden.

Tipp: Änderungen an Betrag, dem nächsten Einzugsdatum, Intervall etc. können direkt am Recurring-Objekt in Salesforce vorgenommen werden. Es ist nicht nötig, sich hierfür in Ihre FundraisingBox-Instanz einzuloggen.

Anlage von Einzelspenden (Opportunities) mit Wikando Lastschrift als Zahlungsweise

Bitte führen Sie folgende Schritte in Ihrer Salesforce-Instanz durch: 

  1. Neue Opportunity in Ihrer Salesforce-Instanz anlegen; dabei werden mindestens folgende Informationen benötigt:
    • Amount (Betrag)
    • Payment Method Wikando Lastschrift auswählen
  2. Account/Kontakt auswählen oder anlegen 
  3. Payment Details auswählen oder anlegen; dabei werden mindestens folgende Informationen benötigt:
    • Holder Name
    • IBAN
  4. Speichern

Hinweis: Einmal eingegebene Daten an solchen Opportunities sind unveränderlich. Später vorgenommene Änderungen – z.B. am Betrag – werden nicht zur FundraisingBox synchronisiert! Der Einzug erfolgt wie initial angelegt. Dies ist auch dann der Fall, wenn die Zahlungsweise nach initialem Speichern der Opportunity nachträglich geändert wird, weil der Einzug gegebenenfalls doch über eine andere Zahlungsweise erfolgt. Soll der Einzug nicht erfolgen, so muss die Opportunity in Ihrer Salesforce-Instanz noch am gleichen Tag gelöscht werden! Die Löschung der zugehörigen Transaktion in Ihrer FundraisingBox erfolgt automatisch.

Testen des Connectors

Sobald die Verbindung zwischen Ihrer FundraisingBox-Instanz und Ihrer Salesforce-Instanz hergestellt ist, informieren wir Sie. Es ist empfehlenswert, dass Sie anschließend selbst einige Tests durchführen, um zu prüfen, ob der Salesforce-Connector die gewünschten Daten wie erwartet überträgt, so dass diese zu Ihren Anwendungsfällen passen. Dafür finden Sie hier ein paar der häufigsten Anwendungsfälle unserer Kund*innen als Vorlage.

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